コニカミノルタでは現場で扱われるドキュメントを通じてお客様の業務と向きあってきました。複合機をより活用いただく中で＜ドキュメントマネジメントシステム＞のあるべき姿をもとめ続けてきました。 企業（オフィス）に蓄積される情報＝書類は、管理と運用でその価値を大きく発揮し、それぞれを扱う業務の質や効率を大きく左右します。
そこで、今回は＜紙のファイリング＞にスポットを当てて、業務の効率化とスペースの整理・整頓をオススメします。

※電子ファイリングのファーストステップは、本シリーズ＜スキャナの活用＞をご参照ください。

※本編では下図のオレンジ色の部分を進めることができます。

※ファイリングは企業全体で進めるのが理想ですが、本編ではまずあなたの周囲から始めていただけます。

効率的なファイリングは、紙と電子の一元管理を目指す
ドキュメントマネジメントシステムの重要部分です！

毎日のワークフローで作成し増え続ける帳票ですが、まず3つに分類しておきましょう。

エクセルでファイリング表を作り始めましょう。表を早く完成させるのではなく、まずどんな種類の文書・書類があって、それらは、3つの分類のどれに入るのかを記入するところからです。

同じ種類のものが一緒にまとめてあればいい！とついつい考えてしまいますが、書類によって、穴あきのものや穴をあけないものが区別されます。
例えば、電算帳票や経理帳票のほとんどは穴あきですが、提案書・契約書・各種資料など穴を開けないものも多くあります。
また、右綴じ・左綴じ、上綴じ・・・と綴じ方が限定されることもあります。
作成中の書類は、大きさが一定でない場合や綴じ方が決定できない場合もあります。

作成を始めたファイリング表に、綴じ方の列を挿入して、追記します。（表2）はサンプルです。書類の種類を洗い出したり機密度を確認したり、綴じ方を決めていきながら順次記入しましょう。
初めから、表を完成させなくてもいいので、まずは作成し、追記を繰り返してみましょう。すると、独自の必須項目や、ファイルの並べ方の工夫などが明確になり、効率のよいファイリングが始められます。

書類によって、綴じ方が変わり、縦型・横型、必要な厚さ等も異なります。
また個人使用から部署保管・保存、書類の増加度合いなども含めファイルを選びましょう。
全体を考えて、色分けやラベル表記を想定して、決めていくのがおススメです。

あるべきところに保存して、
不要な書類を廃棄するルールを仮決定してみましょう

関係するメンバーが、
確認しやすい収納方法と場所を仮決定してみましょう

これらを仮決定すると、揃えるファイルのカラ―や形・数量を確定でき、分類しやすくなります。