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シリーズ8 Lets 複合機活用!効率的なファイリング

書類整理の必須アイテム「ファイル」!!
電子化が進んできているとはいえ保管や確認の必要な書類があったりと、紙はやはり必需品!保存スペースも探す時間も大変です。
書類の整理は効率を上げ、快適なオフィス作りの基本です!使用用途にあったファイリングで、整理上手になりましょう。

効率的ファイリングのオススメ

書類の管理と運用は、仕事力をUPします!

コニカミノルタでは現場で扱われるドキュメントを通じてお客様の業務と向きあってきました。複合機をより活用いただく中で<ドキュメントマネジメントシステム>のあるべき姿をもとめ続けてきました。 企業(オフィス)に蓄積される情報=書類は、管理と運用でその価値を大きく発揮し、それぞれを扱う業務の質や効率を大きく左右します。
そこで、今回は<紙のファイリング>にスポットを当てて、業務の効率化とスペースの整理・整頓をオススメします。

※電子ファイリングのファーストステップは、本シリーズ<スキャナの活用>をご参照ください。

※本編では下図のオレンジ色の部分を進めることができます。

※ファイリングは企業全体で進めるのが理想ですが、本編ではまずあなたの周囲から始めていただけます。

効率的なファイリングは、紙と電子の一元管理を目指す
ドキュメントマネジメントシステムの重要部分です!

効率的なファイリングは、紙と電子の一元管理を目指すドキュメントマネジメントシステムの重要部分です!

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作成中・保管・保存を分類する

毎日増え続ける帳票ですが、まずは3つに分類します

毎日のワークフローで作成し増え続ける帳票ですが、まず3つに分類しておきましょう。

  • 作成中収納 毎日生じる新しい帳票や文書で、作成し続ける・決済を待つ・他文書との合体予定など、作成中の状態を指します。
  • 保管 よく使う文書ファイルを所轄部門でで管理している状態を指します。
  • 保存 あまり使われなくなった文書ファイルや法的に何年間か保存義務とされる文書を決められた場所で集中的に管理する状態を指します。

ファイリング表を作りながら進めましょう

エクセルでファイリング表を作り始めましょう。表を早く完成させるのではなく、まずどんな種類の文書・書類があって、それらは、3つの分類のどれに入るのかを記入するところからです。

  • 作成中収納
  • 保管 確認閲覧資料添付期間ごと更新 ・今年度の文書 ・前年度の文書・常用ファイルなど
  • 保存 期間保存義務閲覧ほぼなし更新しない ・前々年以前に発生した文書で、3年以上保存の必要があるもの・会社の歴史・沿革に関する書類など

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書類ごとの綴じ方を確認する

綴じ方を明確にすると収納が決まります

同じ種類のものが一緒にまとめてあればいい!とついつい考えてしまいますが、書類によって、穴あきのものや穴をあけないものが区別されます。
例えば、電算帳票や経理帳票のほとんどは穴あきですが、提案書・契約書・各種資料など穴を開けないものも多くあります。
また、右綴じ・左綴じ、上綴じ・・・と綴じ方が限定されることもあります。
作成中の書類は、大きさが一定でない場合や綴じ方が決定できない場合もあります。

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綴じ方を決めて記録しましょう

作成を始めたファイリング表に、綴じ方の列を挿入して、追記します。(表2)はサンプルです。書類の種類を洗い出したり機密度を確認したり、綴じ方を決めていきながら順次記入しましょう。
初めから、表を完成させなくてもいいので、まずは作成し、追記を繰り返してみましょう。すると、独自の必須項目や、ファイルの並べ方の工夫などが明確になり、効率のよいファイリングが始められます。

綴じ方を決めて記録しましょう

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ファイルの形状を決める

書類の特徴と保存の状態を考慮しましょう

書類によって、綴じ方が変わり、縦型・横型、必要な厚さ等も異なります。
また個人使用から部署保管・保存、書類の増加度合いなども含めファイルを選びましょう。
全体を考えて、色分けやラベル表記を想定して、決めていくのがおススメです。

書類の特徴と保存の状態を考慮しましょう

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ファイルの収納方法を決める

よく見られるのが、ファイルはどんどん増えるけれど、不要な書類もどんどん溜まってしまう現象です。分類し、綴じ方を考え、ファイルを決めると、あらためて理想の管理状態が予想できます。

あるべきところに保存して、
不要な書類を廃棄するルールを仮決定してみましょう

例

  • ・作業中として保存している書類 → 毎週水曜日にチェック
  • ・一時的にまとめているメモなど → 毎朝チェック
  • ・閲覧するとしてまとめている過去の書類 → 期末にチェック

関係するメンバーが、
確認しやすい収納方法と場所を仮決定してみましょう

例

  • ・個別に一時収納するクリアフォルダーを分類の系統で色を分ける。
  • ・クリアフォルダを収納するボックスを分ける。
  • ・閲覧が多いがパイプ式で綴じる場合、書架や書庫のどの位置に置くか決める。
  • ・長期保存の書類は、どのように分類してどこに保存するか決める。

これらを仮決定すると、揃えるファイルのカラ―や形・数量を確定でき、分類しやすくなります。

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ラべリングを考える

ファイルの収納方法まで考慮すると、「分類」が確定できます。
「分類」で配列方法を確定しているので、検索性の高まるラべリングを考えましょう。

個人的なクリアフォルダであっても収納ボックスで分類し、表示方法を確定します。

厚みのあるパイプ式フォルダなどは、タイトル・年月・番号など、見やすい表示にします。

インデックスのあるファイルでも、表示を他のラベルと同様の書式で統一すると検索しやすくなります。

ファイルだけでなく、収納ボックスや棚板などを併用してラべリングすると、整理整頓がはかどります。

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