やってみました！コニカミノルタの働き方改革「働き方編 サテライトオフィス」
コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。
貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？
・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・テレワークやサテライトオフィスって実際どうなの・・・？
・働き方が10年前から変わっていない・・・。
・テレワークやサテライトオフィスって実際どうなの・・・？
・働き方が10年前から変わっていない・・・。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。
INDEX
第１回 導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
働き方改革の一環として、サテライトオフィスに注目が集まっています。
コニカミノルタジャパンでは、本社支社支店のどこで働いても不便のない環境整備を整えてきました。現在では都内に点在しているサービスステーションや2015年にリニューアルをしたコンタクトセンターを全社員にサテライトオフィスとして展開しています。
コニカミノルタジャパンのサテライトオフィス施設
・コニカミノルタ株式会社 オフィス
・コニカミノルタジャパン株式会社 全国支社支店
・各サービスステーション 都内12拠点
・コンタクトセンター
・コニカミノルタジャパン株式会社 全国支社支店
・各サービスステーション 都内12拠点
・コンタクトセンター
コニカミノルタジャパンではサテライトオフィスとして新たに設置したオフィスはありません。今あるオフィスや拠点をリニューアルし全社員がサテライトオフィスとして利用できるようにしました。
サテライトオフィスにオススメの設備（一例）
インターネット環境（無線LAN推奨）
有線LANを用意してももちろん可ですが、事務所内でのPCの持ち運びに便利な無線LANがおすすめ！気軽に打合せに持って行けます。
十分な電源設備
PCにスマートフォンなど今では一人でコンセントを2口使用することもあります。デスク収納に電源タップを入れるだけでも利便性が高まります。
フリーアドレスデスク
全席フリーアドレスにする必要はありません。誰でも利用可能なフリーアドレスデスクが一部用意されていると気兼ねなくサテライト利用をすることができます。
可動式什器
可動式の什器があると人数に合わせた簡易的な打合せスペースがすぐに用意できたりと、同じスペースでも柔軟性が向上します。
モニター
PC画面より大きなモニターが用意されていると、内容の確認がしやすくなるので、仕事や打合せの効率が上がり、不要な印刷も減らすことができます。
オープンな打合せスペース
予約が不要でちょっとした打合せや相談が出来るスペースがあることで、コミュニケーションが活性化します。
コニカミノルタのサテライトオフィスを覗いてみよう！2019年4月にできたばかりの神田事務所へ取材に行ってきました。
通常コニカミノルタジャパンのメンテナンス部門（※以降、サービスマン）のオフィスである神田事務所ですが、サテライトオフィスとして全社員も利用できます。
従来あったメンテナンス拠点は老朽化が激しく、昔ながらの島机の固定席作りでした。そのためコミュニケーションが固定化したり、営業がサテライトオフィスとして訪問をしても席が埋まっていたり・・・と課題がありました。
神田事務所はこれまで3つに分かれていたメンテナンス拠点を1つに集約し、サービスマンの働き方改革を目的に、より自由に、より効率的に働きやすくなるよう、課題の改善を検討しつつ作られました。
〜オフィス見学のお客様利用を想定した受付〜
受付にはお客様向けデジタルサイネージを設置しています。この神田事務所をお客様や販売店様にオフィス見学として来社頂けることを想定しての設備です。
当社をはじめとしてたくさんの企業様がオフィス見学を実施していますが、規模が大きくイメージが浮かばない。との声も頂いています。30〜50名規模の事務所として中小企業のお客様にもより現実味のあるオフィスとしてイメージして頂けるのではないかと現場責任者の方は話をしていました。※現在は限定的な公開としています。
〜コミュニケーションを活発にする執務エリア〜
オフィスの中は「チームワーク」を行えるエリアと「個人ワーク」を行えるエリアの大きく2つに分けられていました。個人ワークを行うエリアもフラッと簡単な打合せや相談ができるようカフェスタイルとなっており、コミュニケーションを活発にさせる工夫がされていました。
〜保管文書削減のため、あえて採用した小さめの個人ロッカー〜
フリーアドレスのため個人に割り振られた保管スペースはこの個人ロッカーのみとなっています。ここにPCや必要書類等を入れて外出や出退社時に出し入れをしています。
また、工具カバンや共用文具、制服などの収納スペースはいくつかありますが、紙文書を保管する書庫はほどんどなく、本社オフィス同様、保管文書の削減を実施していました。紙文書での仕事の運用を失くし、システムを導入したことで実現しました。
〜ミスプリントを防ぎセキュリティを向上させるユーザー認証システムを導入した複合機〜
この神田事務所は最大で50名ほどが利用をします。その中で複合機は1台のみ設置されていました。複合機にはカード認証システムが導入されており、無駄なミスプリントを防ぎ、セキュリティも担保されています。
またサテライトオフィスとして利用する他拠点の社員も新たにプリンタドライバーをインストールする必要なく、社員証などでカード認証し印刷することができます。
〜個人ワークから共同ワークまで種類豊富な執務スペース〜
オフィス内には様々なスタイルのワークスペースが用意されており、その日その時の仕事の状況に合わせて働くスペースを選ぶことが出来るようになっていました。コミュニケーションをとれるスペースも重要ですが、個人で集中して仕事をするスペースを用意することも生産性向上につながります。
神田事務所の設備
・無線LAN（社内基幹システムへログイン可能）
・複合機（カード認証システム導入済み）
・フリーアドレスデスク
・可動式什器
・Web会議システム
・モニター
・ソロワーク席
・チームワーク席
・スピーチプライバシーシステム（YAMAHAと合同検証中）
・会議室（大・小）
・書庫、個人ロッカー
・複合機（カード認証システム導入済み）
・フリーアドレスデスク
・可動式什器
・Web会議システム
・モニター
・ソロワーク席
・チームワーク席
・スピーチプライバシーシステム（YAMAHAと合同検証中）
・会議室（大・小）
・書庫、個人ロッカー
サテライトオフィス利用ルール
- サテライト利用として10席用意されており、予定表管理ツール（outlook）から事前予約制
- 指定のエリアを利用
- 利用時間 10:00〜16:00（※各拠点の運用ルールにより異なります）
CHINAのちょこっと体験談私も営業職時代にサービス拠点をサテライトオフィスとしてよく利用していました。都内のサービス拠点は各区に点在しており、お客様先の最寄りのサービス拠点では、仕事上も関りが多いサービスマンの方々と情報共有や相談などが出来る事で、お客様へのフォローやより良い提案が出来るようになりました。
地方の支店に行っても同様で、フリーアドレス席で周囲に座っている普段話す機会のない他拠点の方々とコミュニケーションが取れ、仕事を進めるうえで重要な社内の人脈が広がり、仲を深めるきっかけになりました。
サテライトオフィスではテレワーク時と違い、スマートフォンのテザリング機能を使わずに、無線LANで社内ネットワークに接続ができます。また製品カタログの取得や複合機も使用できるので普段のオフィスで仕事をする場合と全く変わりがありませんでした。
2019年4月に新設した神田事務所も、すでに他拠点の社員がサテライトオフィスとして利用されているとのことでした。
コニカミノルタジャパンのオフィスリニューアルや移転は、どこも現場の社員が企画し、自らの現状の課題を話し合うところから始まっています。自分たちで作り上げたオフィスだからこそお客様に良さや苦労をお話しすることができ、より良いご提案に繋がっています。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
〈参考〉
サテライトオフィスとは？サテライトオフィスは本社以外に設置する小さなオフィスのことを指します。サテライトオフィスを導入することはテレワークとともに社員の働き方の多様性を進めるために重要となります。
コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み
2014年08月 本社ビル移転 同時に
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
コラム執筆者
コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
新卒入社〜2019年3月迄営業部所属 2019年4月〜現部署所属
CHINA
ECクラウドグループ
新卒入社〜2019年3月迄営業部所属 2019年4月〜現部署所属
CHINA
