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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「ドキュメントマネジメント編　紙文書削減」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・保管書類が多く書庫も増え続け、オフィスが手狭になってきた・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント

コニカミノルタジャパンでは、働き方改革のひとつとして紙に縛られない働き方を目指して活動をしています。

紙文書削減のプロジェクトとして２０１４年の本社移転をきっかけに紙を大きく削減しました。
当時、社内保有していた紙文書のうち、法令や当社規定で保存義務がある紙文書は全体の約４割程度で、残り６割は保存義務がない紙文書のためゴミとして廃棄されました。移転先のオフィスでは収納庫の数をこれまでから６０％削減しました。

しかし移転１０ヵ月後には紙文書が２５％増加、リバウンドしていました。
なぜリバウンドしてしまったのか。理由は大きく３つありました。

紙文書を発生させない仕組みの対策不足
保管文書の判断基準となるルールがない
組織の文書管理体制不足

そこで２０１５年から約２年間にわたり新たな紙文書の削減プロジェクトとして『保管文書ゼロ化』に取り組みました。

「ペーパーレス」は目指さない
『保管文書ゼロ化』プロジェクトでは、紙には紙の便利さがあり、これを否定し完全に紙を出さないやり方（紙の印刷＝悪いこと）にすると、逆に非効率になるという考えを元にして実現の方向性を決定しました。

基本的には電子中心のワークスタイルに変えていく
紙を使って便利な所は使い、利用用途が終わったらすぐに廃棄する

今日からできる紙文書削減の工夫

★捨てリングデー

保管文書をため込まないため、３・４ヵ月を目安に実施。
溶解処理用の段ボールに不要な書類を入れ、終日貸切にした会議室にとにかく集めていく日です。
集めた書類は外部業者にまとめて溶解処理を依頼しています。

★ＦＡＸの電子化

ＦＡＸは紙で印刷せず、指定フォルダーにデータで転送・保存します。
広告ＦＡＸによる不要な印刷を防ぎ、ＢＣＰ対策としても機能しています。

★会議資料

会議室、打合せスペースには全て投影機器（ディスプレイやプロジェクター）を設置
会議資料は印刷せず、事前共有したデータを各自ＰＣ上で閲覧および投影機器に映し共有します。

紙に縛られた働き方になる原因

紙での運用を見直す際には「ルール」「システム」「人」の３つの視点で改善が必要です。

① ルール：文書管理規定の見直し・運用ガイドラインの作成

・保管義務文書の具体的な分類を示す
・文書の保管期限のルール決め
・電子データのファイル名の付与方法
・フォルダツリー作成の考え方を示す

② システム：電子ワークフローシステム・クラウドストレージの導入

・ワークフローは業務フローを改めて確認し、部門をまたぎ一気通貫で業務が完遂するようにシステム導入をしました。
・段階的に電子化を進め、電子化した書類はクラウドストレージに保管しています。

コストと効果を考慮すると、電子化は新たに発生した文書を対象とし、過去の文書は保管期限を経過するまですべて外部倉庫内で保管することにしました。

③ 人：社内への普及活動

・プロジェクトメンバーが全国の各支店・支社を訪問し、選出された各地域の代表者に対してプロジェクトの目的や会社として目指したい方向性、そして今回の取り組みが必ず業務の効率化になることを伝えました。
・運用開始を機にルールを遵守させる組織体制を構築しました。

各部門の文書管理責任者と文書管理実行責任者は、年２回の集合教育に参加しています。
また、部門内の文書管理状況をセルフチェックし、運用責任部門の総務部へ報告しています。

『保管文書ゼロ化』活動の効果
運用を開始して２年以上経過していますが、業務面で様々な効果が出てきました。

・社内申請書作成における時間が短縮された！
・営業部門では直行直帰をしやすくなった！
・残業時間が削減された！
・文書の検索性が向上した！
・オフィス内の書庫が減り、書庫スペースが打合せスペースになった！

紙を削減したことで業務に支障を来しているか聞いたところ、特に無くむしろ行って良かったという感想でした。現在も社内からの様々な意見を取り入れながらルールの修正などを行っています。

紙文書の削減プロジェクトやオフィス移転やリニューアルなどは表面的に行うだけではなく、その後ろにある業務プロセスや働き方を見据えて行うことで成果がでます。
取り組まれる場合には、まずは自社の理想の働き方を明確にするところから初めてみてはいかがでしょうか。

CHINAのちょこっと体験談
私が入社した当初は、すでに移転後のオフィスで過去の紙文書は廃棄された状態でした。
固定席がないフリーアドレスのオフィスのため、個人に与えられた保管スペースは縦横４３ｃｍのロッカーのみ。帰宅時はこの中にノートＰＣや書類等を片付けてデスク上には何も残さないことが当たり前でした。
そのため自然と紙を保管しない習慣がついていました。

・交換した名刺はスキャンして電子データとして残し、溶解処理を行う
・受け取った提案書やチラシはスキャンして、原本は廃棄する
・定期的（長期休暇前）にはロッカー内の書類廃棄整理を行う
・複数人で共有する資料は個人ＰＣに保管せず、クラウドストレージに保管して共有する
・社内会議では資料印刷はせず、個人ＰＣを持ち込みＰＣ上で資料を確認する
・打合せで共有したい資料はディスプレイに投影して印刷はしない

もちろんお客様へ持参する資料や細かい数字の資料等は印刷をしていましたが、必要最低限しか印刷は行っていませんでした。
このような紙を保管しない習慣は強制されたものではありません。書類を電子化することで検索性が上がり、またスペースの邪魔にならないことが仕事をする中でとても便利だと感じているので現在も続いているのだと思います。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

ファイルメーター（ｆｍ）

文書量の単位で、おおよそＡ４サイズの用紙を１ｍ積み上げた量を１ｆｍといいます。
横巾８０ｃｍのキャビネット１段に収納できる文書量は０．８ｆｍとなります。

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方変革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
新卒入社～2019年3月迄営業部所属　2019年4月～現部署所属
CHINA