【bizconcie】コニカミノルタのオフィス用品購買サイト | やってみました！コニカミノルタの働き方改革「ドキュメントマネジメント編　電子化」: bizconcie

やってみました！コニカミノルタの働き方改革「ドキュメントマネジメント編　電子化」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・保管書類が多く書庫も増え続け、オフィスが手狭になってきた・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ

コニカミノルタジャパンでは、働き方改革のひとつとして紙に縛られない働き方を目指して活動をしています。

第４回コラムでお話した通り、コニカミノルタジャパンでは紙文書を削減したのち電子化を行いました。
電子化は仕分けやスキャンの作業に大きな労力を要しますが、重要となるのは電子化した後の運用です。
自社で電子化を進めている多くの企業様でこのような声を聞きます。

・電子化した後の紙書類も変わらずオフィスで保管している
・紙文書を電子化したが、データがどこに保存されているか探すのが大変
・保存しているファイルサーバーの容量がいっぱいになってきた

電子化を進めていくなかで、これまでの紙運用の方が便利であった。と思わないために、コニカミノルタジャパンでは電子化は段階的に行い、運用ルールも作成しました。

電子化への道のり
①　電子化するものとしないものを事前に切り分けする

業務の効率が上がるように、現場の意見を吸い上げながら電子化するものとしないものとを事前に切り分けていきます。この時点で社内に不要な文書がないか精査することが重要です。

社内に置いておく必要がない紙文書は廃棄するか倉庫保管を検討し、残った紙文書の中で目的や使われ方を踏まえた電子化の検討を行いました。

②　まずはスモールスタート

すべての業務を一斉に電子化しようとすると、突然の大きな変化に現場のスタッフが戸惑ってしまい、反発を引き起こしてしまうこともあります。そのため高い効果が期待できる部分をターゲットにして、小規模な業務単位から電子化に対応していきました。
現場のスタッフが業務改善の効果を実感すれば、その後の全社的な電子化をスムーズに進めることができます。

②　クラウドサービスを利用する

電子化した後の電子文書の保管場所としてクラウドストレージを導入しました。クラウド利用のため社外からも電子文書の確認・更新・削除ができる上、１ヶ所にデータが保管されないためＢＣＰ対策としても機能します。

電子データの検索性を保つコツ

様々な紙文書を電子化したものの、いざ探そうとすると欲しい情報が見つからない。といったことはないでしょうか。電子文書は紙と違い、作成やコピーが簡単なので、整理しないとどんどん増えてしまいます。そこでフォルダ作成時に工夫をすると検索性を保つことができます。

★フォルダは作りすぎない

いきなりファイルサーバーを開いて無数のフォルダがあると、その時点で探す気を失くしてしまいます。
第１階層のフォルダの数は少なくとも１０個程度までにしておきましょう。
『業務』または『文書の内容』でフォルダを区切る２つの方法がおすすめです。

★フォルダ名の付け方のコツ

ある程度ルールとして決めたほうが、欲しい文書を誰が探しても見つけやすくなります。そこで代表的なルール例を紹介します。

① フォルダ名の先頭に数字をつける（ｅｘ：01_契約書）
　よく利用するフォルダや重要度が高いフォルダに若い番号をつけると一番上に表示されるようになります。
② フォルダ名の字数に制限を設ける
　出来る限り１０文字以内に収めるとよいでしょう。フォルダを一覧表示したときに区別がしやすくなります。
③ 英数字を使う場合は半角
　全角の英数字を使うと表示上の幅も取りますし、間延びした感じになってしまいます。フォルダ名に半角を使うのはおすすめです。

★フォルダを整理する

最低年１回はフォルダの整理をしましょう。おすすめの時期は決算月が終わった翌月です。新しい年度に入ったら、それまで利用していたフォルダは使わずに、新しく作り直しましょう。その際に第１階層のフォルダを見直すとよいでしょう。

電子文書は探しやすい、取り出して使いやすい形で格納しておく必要があります。データの検索性を保つことで、紙を捨てやすい環境を作ることができます。

クラウドストレージの活用事例
コニカミノルタジャパンでは社内でｂｏｘ社のクラウドストレージｂｏｘを利用しています。ｂｏｘに移行する前は自社のファイルサーバーを使用していました。社内サーバーのため外出先から電子文書を確認することはできず、テレワーク導入の障がいの一つになっていました。
クラウドストレージ（以降、ｂｏｘ）に移行後は、様々な業務で場所に縛られない働き方に変わっていきました。

・ＦＡＸ業務の電子化でテレワークが可能に

ＦＡＸは紙で印刷せず、ｂｏｘ上の指定フォルダにデータで転送・保存をしています。
広告ＦＡＸによる不要な印刷を防ぎ、ＢＣＰ対策としても機能しています。

・外出先からも電子文書にアクセスできる

スマートフォンにｂｏｘのアプリケーションをインストールしておけば、
クラウドのため外出先からもスマートフォンで中の電子文書を確認することができます。
またテレワーク時にもローカルＰＣ上にはない電子文書の確認・編集が出来るようになりました。

・社内外への大容量ファイルの共有がより簡単に・より安全に

２ＭＢ以上の電子ファイルを社内外問わずメールに添付して送ることは、ネットワーク負荷やセキュリティの観点であまり好ましくありません。
ｂｏｘにあるフォルダやファイルのダウンロードＵＲＬを発行し、メール本文に記載することで共有することができるため、
大容量ファイルも気兼ねなく受け渡しをすることができます。

紙文書を削減した後、リバウンドなく快適なオフィス環境を維持するためにも電子文書を活用しやすくするための方法について考えてみてはいかがでしょうか。

CHINAのちょこっと体験談
書類の電子化が習慣づいて、電子データとして管理できるのはとても便利でした。しかし社内のサーバーでストレージが管理されていた時は、電子文書を直接編集することが出来ず、一度ダウンロードして、ＰＣのローカル上で編集後、再度アップロードをしなければいけませんでした。そのため編集頻度が多い電子文書は必然的に個人ＰＣのローカル上で管理してしまい、私のＰＣデスクトップはもちろん、ＰＣ本体の容量も電子データでいっぱいになっていました。
クラウドストレージに移行してからは、ローカルに保存しているデータはほとんどなくなりました。それもｂｏｘの『ｂｏｘＤｒｉｖｅ』というアプリケーションを使用することで、まるでローカル上のフォルダにある文書を編集しているかのような感覚でクラウド上のデータを使用できるからです。

電子データであふれていたデスクトップも、今は壁紙が綺麗に見えます。仕掛中の新規データをデスクトップに置いておくことはありますが、ひと段落がついたときにｂｏｘへ移動させています。
フォルダ内も検索性を保つコツでお話した①のフォルダ名の先頭に番号を付けたことで、使用頻度の高いフォルダへすぐにアクセスができています。テレワーク時もファイルの保存場所がクラウドなので、ＰＣさえ持っていればどこでも仕事ができるためとても便利に感じています。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
新卒入社～2019年3月迄営業部所属
2019年4月～現部署所属
CHINA