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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「オフィスレイアウト編　コミュニケーション」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・社内のコミュニケーションをもっと活性化させたい・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回　働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回　小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション

コニカミノルタジャパンでは、社内コミュニケーションをより向上させたいという当時の社長の思いがあり、２０１４年８月に本社移転をしました。移転後の現在のオフィスでは、部門を一気通貫した社員同士のコミュニケーションが生まれるような工夫が多く施されています。今回はコニカミノルタジャパン本社オフィスにあるコミュニケーションを生むアイデアや工夫をご紹介します。

コミュニケーションを活性化するオフィスの工夫
コミュニケーションを活性化させるためには、オフィスのレイアウトを変更してみるのが一番目に見えて効果が期待できます。しかし、移転の予定がなかったり、短期的な取り組み計画で進めていたり、という場合には大掛かりなレイアウト変更はすぐには取り掛かりづらいかもしれません。

そこで、レイアウト変更だけではなく、より簡単な方法で社内コミュニケーションの活性化が期待できる例を取り入れてみてはいかがでしょうか。

・パーテーションの撤去

社員ひとりひとりが仕事に集中しやすいようにとパーテーション（区切り）を設けているオフィスもありますが、これを取り払うことで周りに座っている人とのコミュニケーションを促すことが可能になります。

・打合せ可能なスペースの設置

社員同士が思いついたときに打ち合わせができるスペースを設ける方法もあります。会議室のように閉鎖的な環境ではなく、予約不要で、良い案が思い浮かんだときにすぐに使えるような場所にするのがポイントです。

・休憩スペース

オフィス内に休憩スペースがあれば、普段は顔を合わせない社員との交流の場にもなります。
集まりたくなるようなリラックス感を演出してみましょう。緊張感が取り除かれた状態で他の人との会話を楽しめば、スッキリした気分で仕事に戻れます。

・オフィスカフェ

最近では、オフィスにカフェを設ける企業も多いようです。おいしいドリンクは気分転換となり、話題のひとつとしても取り上げやすいものです。集まりやすい場所を選んで、社員が交流できるオフィスカフェを用意してみてはいかがでしょうか？

新しいスペースを作り出すには？
打合せのスペースを作ったり、休憩スペースやカフェを設けたりしたいと考えても、そもそもスペースが足りないので実行できない・・・というケースも多いと思います。しかし場所づくりも工夫次第で可能となります。

①　書庫を減らす
②　屋上やロビーのスペースを活用する。
③　給湯室を改装する。

不要な紙文書は廃棄し、必要に応じて電子化する。使用頻度の高い共通資料は共用にする。第４回のコラムでご紹介した紙文書を削減する方法を試してみてはいかがでしょうか。また、「新しいスペースを生み出すには？」という目線で一度職場を見回してみると、その他にも様々なアイデアが浮かんでくるかもしれません。

コニカミノルタジャパンのオフィスを覗いて見よう！　～執務エリア～
コニカミノルタジャパンの本社オフィスは、港区にある浜松町ビルディングを２４階、２５階、２６階の３フロア借りています。１フロアは通路を挟んで大きく２エリアに分かれており、１エリアに約２００名強が働いています。この執務エリアの中にはコミュニケーションを生む工夫がされています。

① 複合機スペース
各エリアにはｂｉｚｈｕｂ（ビジネスのハブとなる）の由来となるべく、複合機をオフィスの中央に配置しています。コミュニケーションを生む工夫の一つとして、複合機で印刷・スキャン・コピーなどの作業をするときのちょっとした時間に、複合機の前で居合わせた人同士に立ち話が生まれるよう、中央にハイテーブルを設置しています。ハイテーブルは印刷物を処理する作業台としても機能しています。

また、複合機の周りは腰掛けられるようなソファで囲まれており、横並びでちょっとした相談や話し合いができるようになっています。昇降式テーブルと足元にコンセントを設置しているため、ここで仕事ができるようにスペース活用されています。

② ソファスペース
いくつかの会議室の横にはソファスペースがあり、執務エリアから少し離れた場所で一息ついて休憩をしたり、会議が始まる前に腰掛けて打合せをしたりすることができます。

ここからは外の景色を眺めることができるため、形や色の異なるソファやローテーブルを設置することで執務エリアとは異なる雰囲気で気分転換となり、リフレッシュする空間となっています。

このようにコニカミノルタジャパンのオフィスには、予定を合わせて打合せを行う会議室以外に、空き時間にちょっと一声かけて簡単な打合せや相談ができるようなスペースを多く設けています。
社員同士の気軽な相談や会話ができる工夫が施されています。

コニカミノルタジャパンのオフィスを覗いて見よう！　～リフレッシュエリア～
本社オフィスには、社員が一息つけるリフレッシュエリアも用意されています。オフィスの執務エリアだけでなく、このリフレッシュエリアでもコミュニケーションが生まれる工夫をしています。

① リンクカフェ
ショールームと同じフロアにカフェを併設しています。お客様との打合せはもちろん、社員同士の休憩スポットとして使われています。
窓際の席からはお台場を一望できる景色が広がっています。コーヒーを飲みながら社員同士でリラックスした時間を過ごすことで、社員同士の仲も深まり会話から新しいビジネスが生まれることもあります。

社員のリンクカフェ利用を促す小さな工夫として、各フロアに設置されている自動販売機には、コーヒー関連商品は陳列されていません。そのためリンクカフェは毎日朝・昼・夕方と社員で賑わっています。

② 女性専用パウダールーム
女性専用のパウダールームとして設置されています。この部屋には鏡やカウンターテーブル、カーテンで区切られた着替えのスペースやローテーブルとスツールチェアを設置しています。

部屋の広さはそれほど広くなく、通常であれば書庫や倉庫として使用されるスペースかもしれません。第４回コラムでご紹介した『紙文書ゼロ化』を行っているからこそ、女性社員向けにこのようなスペースを用意することができています。

テレワークやモバイルワークが増えてきている近年の働き方において、オフィスに求められる機能の一つとして社員同士のコミュニケーションがあげられるかと思います。企業が円滑にビジネスを進めていくためには、良好な「社内コミュニケーション」は欠かせません。オフィスレイアウトの変更や工夫で社員同士のコミュニケーションを活発にするアイデアを考えてみてはいかがでしょうか。

CHINAのちょこっと体験談

今回ご紹介したコミュニケーションを生む工夫は、移転時からあるものと、後々追加・変更されたものがあります。実際に複合機スペースの工夫は移転当時からあり、ハイテーブルが中央にあることで、たまたま居合わせた他部署の人と『そういえば～』という会話が多く生まれています。

また当時から変更されたものもあり、以前はオフィス内にリフレッシュルームとして全社員が利用できる部屋が用意されていました。しかし利用頻度の少なさや、会議室不足の問題があり、現在その部屋は通常の会議室に変更されています。

近年社内コミュニケーションの活性化や生産性向上、社員満足度向上の目的で、リフレッシュエリアを設ける会社が増えてきていますが、活用する人が限定されていたり、周知が行き渡らず社員の認知が低かったりすることであまり活用されていない。という本末転倒な問題も発生します。

実際に私はリフレッシュルームやパウダールームの存在を最近まで知りませんでした。
せっかく用意した設備やスペースが多く社員に活用されないことは、固定費の無駄遣いです。

また、私が営業時代にお客様とオフィスについて話をしていても、社員が増えてオフィスが手狭になってしまった時に、撤去されてしまう可能性が高いのもリフレッシュエリアや簡易ミーティングスペースでした。
コミュニケーションスペースに活気があり、社員からの満足度が高いものになっていれば、撤去の可能性は低くなるはずです。

こういった問題を改善するためにも、過去に設置したスペースの定期的な再周知や見直し、リニューアルなどの活動が必要です。より社員が活用しやすくするためにも設置後の効果測定を行い、社員へのアンケートなどの方法で改善活動を続けていくことが重要だと思います。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞
2020年01月　第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
新卒入社～2019年3月迄営業部所属
2019年4月～現部署所属
CHINA