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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「オフィスレイアウト編　ミーティングエリア」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・会議室が埋まっていて、集まりたいときに開催できない・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回　働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回　小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第８回　オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方

前回の第７回コラムでは、コミュニケーションを活性化させる工夫として、気軽に集まり話ができるスポットをご紹介しました。今回はコニカミノルタジャパンにある会議室と会議室以外のミーティングエリアをご紹介し、会議の生産性を向上させる工夫についてお話します。

会議の課題
会議室と一口に言っても、利用シーンは様々だと思います。

①　お客様との打合せ
②　プレゼンテーションやセミナーの実施
③　社内の情報共有
④　面談
⑤　ＴＶ会議・Ｗｅｂ会議で他拠点と繋ぐ

加えて、利用人数、誰と行うのか、話し合う内容などの詳細に合わせて、広さや防音設備の有無、内装の雰囲気などどのような設備が必要か様々な設えのパターンがあります。

よくある会議の課題

・利用者数に対してそもそも会議室の割合が少ない。
・来客用会議室と社内用会議室が一緒で、予約が社内会議で埋まっている。
・同じような広さの会議室が多く、大人数での対応が難しい。
・会議室の予約が取られているが、利用されないままで利用したい人が利用できない。
・大人数利用の会議室にしかＴＶ会議システムがなく、少人数でも大会議室が利用されている。
・会議室を予約するまでもない、ちょっとした打ち合わせをする場所がない。
・会議室の外側からは誰が使用しているのか知りたいが、内側からは会議している内容は知られたくない。

コニカミノルタジャパンも同じような課題を抱えていました。移転をきっかけに大きく改善を行い、継続的に改修を続けています。

コニカミノルタジャパンのミーティングエリア
コニカミノルタジャパンの本社オフィスには、用途、人数、進め方に合わせた様々な会議スペースが用意されています。社員は全ての会議室を予約制で利用しています。

① １００名着席できるセミナールーム

テーブルのついた可動式のイスを採用し、収容人数や可動性を高めています。
大型のプロジェクターやディスプレイ、音響設備を設置しており、社外向けに行うセミナーや展示会などにも使用しています。
社内では、期初や半期ごとの方針発表会や部門ごとのキックオフミーティング、勉強会や研修などに使用されています。

② 来客用打ち合わせのためのフロア、専用会議室

ショールームと同じフロアに来客用会議室を用意しています。８名～１８名収容の会議室が８つあり、会議室の名前には、コニカミノルタの世界の拠点国の名前が使用されています。部屋ごとに国の名前に合ったデザインにしており、テーブル・イスも異なる物を使用することで、雰囲気を変えています。
また基本的には、来客用会議室の社内利用は不可というルールを設けており、他の会議室同様、予約制となっています。

③ ２０名規模～３名規模までの大小様々な社内用会議室

ほとんどの会議室をガラスパーティションで仕切っており中が見えるようにしているため、会議室が予約内容通りに使用されているか等、外から確認がしやすくなっています。
また、会議室内の壁は一面ホワイトボードとなっており、思いついたその時にアイデアを壁に自由に書き込むことができます。
すべての会議室に部屋のサイズに合ったディスプレイまたはプロジェクターが設置されており、マイクスピーカーも常設されています。

④ 予約なしで利用できるファミレスブース

ちょっとした相談や打ち合わせができる人気のスペースです。
会議室を予約して行うほどではない打ち合わせや相談の際に、予約なしで空いていればすぐに座って簡易的な打ち合わせを行うことができます。
各ファミレス席にもディスプレイが設置されており、パソコンのみ持って行けば画面を表示させて話を進めることができます。

会議効率化のススメ
会議を開催するとき、空いている会議室を探す。会議資料の準備をする。などで通常業務以外の作業時間が増えていませんか。
また、予定が変更となり会議室を実際は使用していないにも関わらず、予約したままでカラ予約となり、使用したい人が使用できない。という会議室の稼働率が下がってしまう状況もあるかと思います。
このような事態を防ぐために、コニカミノルタジャパンでは会議の効率化を目指して取り組んでいます。

①　会議予約システムの導入
会議室の空き状況や予約状況を記録し、会議室前のパネルやＭｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツールのＯｕｔｌｏｏｋから閲覧・予約・変更が可能です。使用中・未使用が色で分けられており、会議室前のディスプレイを見るだけで、空き状況も一目で分かります。

また、音声お知らせタイマーが付いており、終了時刻５分前になると音声で知らせてくれます。さらに、予約時間から１０分経過しても利用されていなかった場合は、自動キャンセルされるため、カラ予約防止に繋がります。

②　ペーパーレス会議の実現
社内用、来客用、すべての会議室に、ディスプレイやプロジェクターを設置し、ペーパーレス会議が行えるよう工夫をしています。
会議の際にはパソコンのみを持ち込み、有線や無線で出力デバイスに接続し、会議の資料を投影して進めます。会議に使用する資料は事前にクラウドストレージＢｏｘ（※第４回でご紹介）にて共有を行い、各自のパソコンから閲覧・ダウンロードすることも可能にしています。
また、話し合いの中で、急遽自身の持っている資料やパソコン画面を共有したいときに、接続を切り替えるだけで投影ができ、スムーズな会議進行に繋がっています。

③　多様な会議システムの使用

他拠点との会議やテレワーク中・外出先にいる社員との会議などでＴＶ会議やＷｅｂ会議を使用しています。ＴＶ会議は特定の拠点との限られた会議に使用しているため、社員はＷｅｂ会議を多く利用しています。Ｗｅｂ会議では基本ＭｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツールのＴｅａｍｓを使用しており、社外の方と会議をする際や、お客様と遠隔面談をする際には接続先にアカウントの取得が不要なＣｉｓｃｏ社のＷｅｂＥＸを使用します。多様な会議システムを使い分けることにより、場所に縛られない会議を実現しています。

近年増えているファミレス席の活用
一般的にファミレス席とは、コンパクトなソファとテーブルから構成される組み合わせを指します。特に決まったデザインはありませんが、４～８名程度が向い合せに座る形式で、オープンな談話スペースとして活用されます。

設置場所としては、窓際の展望スペース、業務スペースの奥まった場所など多彩です。座り心地の良いソファと小さめのテーブルで形作られるファミレス席は、コンパクトでありながら機能性を求められる昨今のオフィス事情にマッチしているという点から導入が進んでいます。新しいオフィスづくりには欠かせないスペースとして位置づけられているようです。

ファミレス席を設置する場合、周囲との区切りがないのが普通ですが、コニカミノルタジャパンでは背もたれを高くしてパーティション代わりとして使用しています。基本的に隔離性・機密性が低く、セミオープンまたはセミクローズドな空間です。

会議室のような堅苦しさを与えず、ミーティングからちょっとした打ち合わせ用まで、気軽に使うことが目的です。
予約の手間なく気軽に利用できることも大きなメリットです。

最近のオフィスで重視される柔軟性やオープンな雰囲気を表現する要素としても、ファミレス席は貢献します。
クローズドな空間である来客室や会議室と使い分けることで、オフィスの利用効率も向上します。

CHINAのちょこっと体験談

社内で使用できる会議室は本社オフィスに２１部屋あります。収容人数は部屋ごとに異なり、事前にＯｕｔｌｏｏｋから空き状況を確認し予約を行うことで、会議室を確保することが可能です。しかし急な会議や直前での部屋の確保は出来づらいのが現状です。そんな時、活用できるのがファミレス席です。予約なしでディスプレイが設置されているセミオープンの打ち合わせスペースを使用することで、わざわざ部屋の都合に合わせて会議の日程調整を行う必要がなくなります。

営業時代、お客様先へ訪問するときには事前に資料を印刷して持参をしていましたが、やはり準備に時間を要したり、参加人数が急遽増えて資料が不足してしまったりと、紙での会議・打ち合わせは不便なことが多くありました。

現在、社内の会議にはパソコンのみを持参します。コニカミノルタジャパンでは、全社員ノートパソコンを使用しており、自由に持ち運べるようになっています。会議室に設置してある無線投影機器を経由してパソコンにある資料をディスプレイに投影しています。
参加者に資料が行き渡らないことも起こりませんし、資料の修正も全員で確認をしながらその場で行うことができます。

会議自体の効率化はもちろんですが、会議前後に発生する準備・修正などの作業の時間も効率化することができていると感じています。

最近では、テレワークや在宅勤務を特に推奨されている関係で、以前よりも会議にＷｅｂ会議で遠隔参加する機会が多くなりました。
Ｔｅａｍｓを使用して、資料や画面を共有して話をしていると多少のタイムラグはありますが、会議の進行を行う中でほとんど支障はありません。

会議室にディスプレイを置いてみる。会議室のテーブルやイスの雰囲気を変えてみる。オープンスペースを作ってみる。Ｗｅｂ会議システムを活用してみる。会議室の使用ルールを改めて考え直してみる。
ほんの少しの工夫とアイデアで今の会議を効率化するきっかけが生まれるかもしれません。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。
【Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたものが、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓで完結します。

Ｃｉｓｃｏ社『ＷｅｂＥＸ』

インターネットを介して遠距離の相手との会議を行うことができるＣｉｓｃｏ社のＷｅｂ会議サービス。
社内はもちろん、外出先からでも、スマートフォン・タブレット端末などからＷｅｂ会議に参加できます。
デスクトップ共有などの様々な共有機能と音声会議、ビデオ機能を利用し、遠隔拠点や取引先との会議だけでなく、研修や商談サポートといった用途でも効率的なコラボレーションを実現します。

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞
2020年01月　第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA