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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「オフィスレイアウト編　フリーアドレス」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・固定席のためコミュニケーションまで固定化されている・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回　働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回　小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第８回　オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第９回　仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣

オフィスの新しい形として、固定席を設けないフリーアドレス制を導入する会社が多く見られるようになりました。フリーアドレスには、コミュニケーションの活発化、業務効率の向上などのメリットがあります。
コニカミノルタジャパンの拠点でも、リニューアル時にはフリーアドレスを導入しています。今回はフリーアドレスのメリットデメリットとコニカミノルタジャパンの事例をご紹介します。

フリーアドレスを導入する目的
フリーアドレスを導入している企業は、柔軟性や進取の気性があるといったイメージがもたれます。実際に企業がフリーアドレス導入に踏み切る目的には以下のようなものがあります。

① 省スペース化

営業職や出向社員が多い業態であれば座席数は最小限でまかなえるため、固定席は必要になりません。座席数を減らすことによって空いたスペースを有効活用でき、場合によってはオフィスの縮小化でコストダウンにつながる可能性もあります。

② 柔軟なチーム編成を実現

固定席が決められていなければ、プロジェクトごとの人員の入れ替えが容易になります。必要な人員が、そのときどきの状況に合わせて集散できます。

③ コミュニケーションの活性化

固定席と違い、隣同士になる人が毎日変わることで、顔見知りが増えていきます。これまで接点のなかった社員同士が会話をする機会が増え、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

④ ペーパーレス化の促進

フリーアドレスのデスクは袖机がなくなります。そのため紙媒体の印刷物の保有を最小限にする必要があります。必要な情報は印刷して保管するのではなく、データで保存する習慣へと変わっていくでしょう。

コニカミノルタジャパンのフリーアドレス
コニカミノルタジャパンの本社は２０１４年の移転を契機に、１，２５０名を収容するオープンオフィスとしました。
全エリアフリーアドレス・無線ＬＡＮ環境を整えることで、どこでも・誰でも仕事を出来る環境を整備しています。浜松町の座席は斜めにレイアウトされており、上座下座がありませんので、他部署の部長と隣になることもあります。

↑コミュニケーションを活性化させる工夫として、あえて斜めのジグザグのレイアウトや遠回りになる導線を用いて即興性・偶発的なコミュニケーションを喚起しています。

↑フリーアドレスのデスク上には、電源タップの収納しかありません。出社時には各自が個人ロッカーからＰＣや必要書類などを持ち出し、空いた席に座ります。帰社時にはＰＣを含むすべての荷物を個人ロッカーに片付け、机の上は綺麗にして帰ります。

↑入口に近いエリアにも雰囲気の異なるフリーアドレスの席を用意しています。オフィス内の雰囲気を変えるだけでなく、営業が戻ってきてすぐに外出しやすいように、入り口に近い席を選択することもあります。

フリーアドレスの課題とコニカミノルタジャパンの解決策

新しい働く形として注目されるフリーアドレスですが、十分な検討なしに導入して失敗するというケースも少なくありません。フリーアドレスによくある課題とコニカミノルタジャパンでの解決策をご紹介します。

① 所在が不明になることによる混乱

席が固定されていれば誰がどこにいるのかひと目でわかりますが、フリーアドレスの場合にはその日の座席が分からず、在籍が確認しにくいというデメリットがあります。

★コニカミノルタジャパンの解決策

　・マイクロソフトのアプリケーションＴｅａｍｓの状態にて在席確認を行う

状態は［退席中］、［取り込み中］、［応答不可］、［一時退席中］、または［応答可能］に設定することができるため、現在の状態を自身で変更し、周囲に知らせることができます。

　・Ｏｕｔｌｏｏｋ予定表に１週間分の予定を入力する

連絡を取りたい相手が、今会社にいるのか。会議に参加しているのか。など全社員閲覧可能な予定表を見ることで確認することができます。

② 収納場所がなく乱雑になる

書類の置き場所や個人の荷物の置き場がないために、オフィス全体が乱雑になってしまう可能性もあります。また、社員がフリーアドレスの席の下に荷物を置いてしまう場合もあるでしょう。

★コニカミノルタジャパンの解決策

　・個人ロッカー以外に部門書庫と共有コートロッカーを用意する

個人ロッカーに入りきらないものを収納するスペースとして、部門ごとの書庫を用意しています。書類は第４回コラムで紹介した通り、紙文書ゼロ化の取組みにより最小限となっているので保管する量も定期的に見直されています。
また個人ロッカーとは別にバックやコート用のロッカーを用意しています。このロッカーは男女・禁煙喫煙で分かれています。

③ 座席が固定化する

フリーアドレスを導入しても、社員に「お気に入り」の席ができてしまう傾向は避けられないものです。座席選択の自由が、逆に好きな固定席を決めてしまうということにもなりかねません。

★コニカミノルタジャパンの解決策

　・タイプ別の座席を設ける

業務に集中しやすい席、複数人で共同作業できる席、気軽に移動しやすい席など複数タイプの座席をつくり、必要に応じて選択できるようにしています。

　・席をランダムに決める仕組みを導入する

コニカミノルタジャパンの大阪オフィスでは、iPad上のシステムで席がランダムに決まる仕組みを導入しています。また、本社オフィスでも部門によって「ある曜日は別の席に座るという決まりをつくる」などコミュニケーションが活性化できるような工夫を取り入れています。

④ 業務に集中できない

周囲が騒がしい。自席が決められていないと落ち着いて業務に集中できないといった声も聞かれます。

★コニカミノルタジャパンの解決策

　・ソロワーク席を設ける

全ての座席をオープンに配置するのではなく、オフィスの窓際に個人の集中ワークスペースを用意しています。ここでは集中スペースとして通話も禁止されており、使用時間の制限などルールに沿って使用されています。

フリーアドレス制は正しく実施すれば日本の企業でも多くのメリットがあるものの、場合によっては逆効果になる可能性も十分あり得ます。実施時の注意点を理解し、細かいルールと適した環境を設定したうえで、実践につなげてみてはいかがでしょうか。

CHINAのちょこっと体験談
私が入社した当時はすでに本社は浜松町に移転済みで、全エリアフリーアドレスとなっていました。新入社員にとっては周囲にいる人全員が初対面のため、自由に席を選んで座っていいと言われても、正直戸惑いがありました。しかしその空間にもだんだんと慣れ、今日相談をしたいことがある。話をしたい。と思う人の近くに自ら選んで座るようになっていました。

フリーアドレスのため、座席にＰＣや書類などを置いておくことはできません。そのため帰宅時、外出時、その都度個人ロッカーに荷物を片付けています。仕事に必要な書類は最小限とし、ＰＣさえあれば仕事ができるようにしていますので、ロッカーから持ち出す物もＰＣ一式・進行中案件の書類・ペンや電卓などを入れている小物バックくらいです。フリーアドレスであることが、紙文書を増やさないようにする意識に繋がっていると思います。

コニカミノルタジャパンの本社では、全エリアフリーアドレスとなっていますが、業務内容や部署内での連携の必要など生産性を考慮した時に、バックオフィス関係の部署にはフリーアドレスは適さないと判断がされ、グループアドレスとなっています。各個人がバラバラに座ることによって、効率が下がってしまう可能性がないか。など仕事内容に合わせた柔軟な運用も必要となってきます。

普段仕事の上では関わりのなかった人や、話したことはないが顔と名前だけ知っている人など、社内の輪を広げるきっかけが出来やすくなることは間違いないと感じています。
テレワークやＷｅｂ会議など、仕組みやシステムによって個としての働き方が増えつつある中で、フリーアドレスは社内のコミュニケーションを活性化させる手助けになるのではないでしょうか。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。

【Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
　・チャット
　・通話／ビデオ会議
　・ファイルの共有／共同編集
　・ツールの連携

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたものが、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　Ｔｅａｍｓで完結します。

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞
2020年01月　第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA