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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「オフィスアイデア編　収納アイデア」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・収納庫を増えて座席エリアを圧迫している・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回　働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回　小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第８回　オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第９回　仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第１０回　スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア

書類や備品など、オフィス内で必要なものを探しやすくするため。保管して片付けておくため。収納庫は多く活用されています。しかしオフィス内を整理整頓するための収納庫が増えすぎて、オフィスのスペースを圧迫し座席エリアが狭くなっていませんか？または、増員の際に新しい人のデスクを用意するにもスペース不足に困っていませんか？コニカミノルタジャパンでも、スペースを圧迫しないよう収納庫の種類から配置、活用方法まで様々な工夫をしています。今回はコニカミノルタジャパンで行っている収納アイデアをご紹介いたします。

オフィスにある収納の種類
２０１４年に本社移転を行った浜松町のオフィスでは、用途・配置・使用ルールなどを検討し収納庫を設置しています。
ここでご紹介する収納庫はコニカミノルタジャパンで実施している『保管文書ゼロ化』（第４回記事でご紹介）の活動によって、保管文書を減らした結果残っている必要と判断された収納庫です。

① 個人ロッカー

前回ご紹介した通り、コニカミノルタジャパンではフリーアドレスを実施しています。フリーアドレスでは「個人の席」という決められたスペースがないため、個人が保有する書類等はすべてこの個人ロッカーへ収納しています。サイズは各辺４３ｃｍ程度となっていますので、決して大きいスペースとは言えません。業務が終了すると、この中に個人保有の書類やノートパソコンも片付けて帰社します。これは営業・業務に限らず社員全員同じ運用となっています。

② コートロッカー

前回もご紹介しましたが、個人用の収納が先ほどの個人ロッカーのみですので、カバンや上着、冬にはコートなどを収納する専用ロッカーを用意しています。このロッカーは男女・禁煙喫煙で分かれています。

③ 書類キャビネット

都度確認が必要な書類や保管期間が１年未満の書類を収納している収納庫です。オフィスの執務エリアには背の低いキャビネットを設置しており、確認頻度の高い書類を部門ごとに保管しています。
保管書類の多い業務フロアには書庫スペースを用意し、多くの量を収納可能な背の高いキャビネットを設置しています。

④ オープンラック

預かり品や荷物を一時的に保管しておくスペースです。ここの収納スペースには使用ルールを設けており、試用期間は１ヵ月を基本としています。荷物には「担当者」、「入庫日」、「出庫日」を記入した紙を貼り付けて、荷物の詳細がすぐに見て分かるようにしています。

オフィスの収納レイアウト
収納庫の配置スペースによって、オフィスの見え方が大きく変わります。浜松町オフィスでは執務エリアを見渡した時に視界が収納庫で遮られないよう、ご紹介した４種類の収納庫が配置されています。これはオフィス内の圧迫感を取り除き、解放感を感じる印象に繋がっています。

◆個人ロッカーとコートロッカー
出社・帰社時にスムーズに荷物の出し入れができるよう、入り口横の場所に固めて設置されています。

◆大型キャビネット
業務部門が多いフロアには、書庫スペースが用意されています。大型のキャビネットはここへまとめて設置されています。

◆オープンラック
入り口からまっすぐ会議室の前まで進んだ先の奥まった場所に設置されています。荷物を運んでくる導線も重視されています。

また、大型のキャビネットが収容されている書庫スペースの有効活用の事例をご紹介します。
移転当初、書庫スペースは営業部門の多いフロアにもありました。紙文書削減活動である『保管文書ゼロ化』の推進によって保管文書を削減したことで、今は打ち合わせスペースへ変わっています。

書類廃棄や備品の整理、電子化や外部倉庫を活用することで、オフィスが必要最低限の収納庫のみになると、空いたスペースはコミュニケーションスペースやリラックススペースへ生まれ変わらせることができます。
収納庫を削減した先の理想像が社員にとって喜ばれるスペースであればあるほど、書類の廃棄や電子化など手間のかかる作業も前向きに取り組んでくれます。

コニカミノルタジャパン流！収納アイデア

オフィス内で収納を必要とするもの中に防災用品があります。防災用品はいざという時のために備えておく必要がありますが、量も多くかさばるためスペースを圧迫することがあります。コニカミノルタジャパンの浜松町オフィスでは、そういった防災用品も工夫して収納しています。

① ソファ下収納
備蓄品の中で特にスペースを必要とする「保存水」。コミュニケーションスペースとして用意されているファミレス席のソファの下が収納スペースになっており、ここに保管しています。こういった収納庫付きのオフィス家具は数多くありますので、一度探してみてはいかがでしょうか。
（※撮影時はちょうど入替時期のため空になっていました）

② 個人ロッカーの上部
防災用品や防災食品など細かなものは個人ロッカーの上部に保管しています。社員の通常利用としては少し位置が高く、頻繁な荷物の出し入れでは利用しづらい上部のロッカーを活用することで、スペースの有効活用をしています。

③ フックやラックの活用
かさばるヘルメットは、すぐに被れるようデスクの下にフックを付けてぶら下げています。
また、会議室にはヘルメットのラックを使用してまとめて収納しています。

CHINAのちょこっと体験談
私が営業をしていた時にお客様から、書庫が増え続けて困っている。オフィスが手狭で増員のたびにスペース確保に苦労している。というお話をよく伺っていました。収納庫や書庫スペースについては多くの企業で課題を抱えているかと思います。

先ほどお話した通り、私が入社した当初、浜松町オフィスの営業フロアには書庫スペースがありました。その書庫スペースには営業部門で保有している備品、数名の営業カバン、１フロア下の業務部門の書類が収納されていました。保管文書ゼロ化の活動を継続していることで、空いた他の収納庫のスペースへ必要最低限の備品や書類を移動させ、不要な備品や書類を廃棄し、書庫自体も撤去することができました。

これまで営業部門では会議室や打ち合わせスペースが足りない。という声が多くありました。書庫を撤去し新たに生まれたスペースを打ち合わせスペースへリニューアルすることで、有効活用ができた自社実践の事例となりました。

書類や備品は日々増え続けていきます。今の収納庫がいっぱいになったから新たに収納庫を購入し続けているとオフィスのスペースは圧迫されていく一方です。半年に一度のペースで定期的に収納庫の中身を見直してみませんか？保管期限が切れているものはないか。倉庫へ移動できるものはないか。と収納庫の中も整理整頓を継続して行うことでオフィスをもっと有効活用できるかもしれません。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞
2020年01月　第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA