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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「オフィスアイデア編　集約アイデア」

コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？

・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・現在使用している複合機の機能スペックが最適か分からない・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。

INDEX

第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回　働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回　小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第８回　オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第９回　仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第１０回　スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア

第１１回　まとめることで効率ＵＰ！？コスト見える化のススメ

オフィスの中で各自が同じもの・同じ書類を所有していたりしませんか。または、複合機やプリンターが利便性を重視した結果、実際は使用頻度が少ないにも関わらず必要以上に多く設置されていたり、実際の使用用途よりも高機能すぎていたりすることはないでしょうか。
今回はコニカミノルタジャパンが行っているオフィスの集約アイデアをご紹介いたします。

個人所有から共有物へ

コニカミノルタジャパンでは、作業用の文房具は個人が所有するのではなく、全員で共有使用しています。
通常であれば、各自の袖机に収納されており、個人で所有している文房具ですが、コニカミノルタジャパンのオフィスではフリーアドレスを実施していますので（第９回記事でご紹介）、従業員個人の袖机はもちろんありません。

共有物ですので、必要な時に取りに行き作業が完了したらもとに戻す。というルールを徹底しています。
この共有文房具は複合機が置いてある中央エリアに設置されており、製品カタログやチラシなどもまとめて置かれています。
また、以前ご紹介した通り、ここには作業用のスペースとしてテーブルや作業台も設置しており、コミュニケーションを活性化させるスポットとしても機能しています。

各自が持っていた文房具や備品を共有物とすることで、個人の必要スペースも小さくて済みます。
共有できるものは各個人が所有するのではなく、共有物とし、さらに書類の電子化・整理を行うことで、デスクの上がスッキリするだけでなく、オフィスがフリーアドレスでなくても袖机の必要がなくなり、スペース拡大・有効活用に転換できるかもしれません。

受け渡しの効率化

コニカミノルタジャパンのオフィスでは、各部門・個人宛の郵便物のポストも集約されています。
社外から届いた郵便物は一日に一度、お昼前後の時間に代表郵便受けに入れられます。

そこから各部門に郵便物を振り分けます。営業の場合は、部門の引き出しの中に個人毎のクリアファイルを入れており、郵便物だけでなく営業アシスタントさんとのやり取りで発生する書類などもここに入れています。

本人が不在の場合も、この郵便受けに入れておくことで書類の紛失を防ぎ、書類の受け渡しを効率よく行うことができています。
受け取る側も、午後の時間や外回りから会社に帰社した際には、この郵便受けを確認する習慣がついています。

複合機の最適配置

コニカミノルタジャパンでは、複合機の最適配置を実施しています。人数に対する印刷枚数を加味して、複合機の台数を調整しています。実
際に、浜松町オフィスには１フロアに約３００名弱従業員が在籍していますが、複合機の台数は６台しか設置されていません。

設置されている複合機の機能スペックもそれぞれ異なりますが人数に対して設置台数が少ない分、利便性が下がらないよう比較的高速印刷が可能な複合機を設置しています。

コストの見える化と活用

複合機の最適配置の実現には、複合機の認証システムの導入が大きなポイントとなっています。
複合機にＩＣカード認証システムを導入・設定していると、各従業員は自身の従業員証などのＩＣカードを使用して、複合機の認証部分にかざすことで、どの複合機からも印刷やスキャンなどの作業が可能となります。

この認証システムを活用することで、印刷ミスによるコスト増加を防止することができます。
また、オフィス内すべての複合機どこからでも印刷が可能なため、他の誰かが近くの複合機を使用していても、別の複合機で自身の適切なタイミングで印刷する事ができ、印刷待ちをしなくて済むという生産性向上のポイントがあります。

さらに、認証印刷を行うことで、セキュリティが強化され、印刷物の取り忘れや紛失による情報漏洩の防止にもつながっています。
そして誰がいつどのように機器を利用したのかという情報を一元管理することで、コストの見える化ができ、使用量・内容に合わせた最適なスペック機器を設置する最適配置の分析が可能となります。
これまで分散利用していた複合機やプリンターを集約することができるかもしれません。

CHINAのちょこっと体験談

先ほどお話した通り、コニカミノルタジャパンでは複合機にＩＣカード認証を導入・設定しています。
そのため、パソコン上で印刷指示をかけた書類は、ボタンを押した瞬間印刷されるのではなく、一旦サーバーに印刷データを蓄積し、複合機でＩＣカード認証をすることで印刷が出来るようになっています。

誤って印刷ボタンを押してしまったり、書類を差し替えたりしたいときは、前の印刷指示データを複合機のパネル上やパソコン上で削除することができ、無駄な印刷をせずに済んでいます。

私はその日座った席から複合機が少し遠い場合は、書類を印刷したり、スキャンしたり、複合機を使用するのを出来る限りまとめて使用するようにしています。
一見、席が複合機から遠いと手間とも思えますが、複合機に行くタイミングですれ違ったり、居合わせたりした別部門の人とのコミュニケーションが生まれ、良い効果もあります。

また、営業時代には別の拠点で仕事をする機会がありました。その際も同様のＩＣカード認証システムを導入している拠点では、わざわざプリンタードライバーをインストールする必要がなく、同じＩＣカードを使用して印刷することができていました。
第３回記事でご紹介した、サテライトオフィスとして利用できる神田事務所も同様です。

認証システムを導入・設定することで、管理者側としてはコストの見える化で様々な活用ができることはもちろんですが、利用者側としても、印刷ミスや情報漏洩の防止になり、仕事の効率化につながるかもしれません。

より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

〈参考〉

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞
2020年01月　第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA