やってみました！コニカミノルタの働き方改革「オフィスアイデア編 廃棄アイデア」
コニカミノルタジャパンではこれまで2013年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。
貴社ではこんなお困り事や疑問はありませんか？
・働き方改革関連法の対応について、どう進めていいか分からない・・・。
・書類や備品がたまる一方で、廃棄のタイミングが曖昧・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。
・書類や備品がたまる一方で、廃棄のタイミングが曖昧・・・。
・働き方が10年前から変わっていない・・・。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。
INDEX
第１回 導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回 ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回 スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回 働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回 小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第８回 オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第１０回 スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第４回 ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第５回 スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第６回 働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第７回 小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第８回 オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第１０回 スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
書類や備品は日々増えていきます。適切な廃棄ルールが決められていない場合、オフィスのスペースを圧迫し、管理も煩雑になります。また、機密文書の廃棄方法も徹底されていなければ情報漏洩の危険を伴います。
今回はコニカミノルタジャパンが行っているオフィスの中の廃棄アイデアをご紹介いたします。
シュレッダーと機密文書回収ＢＯＸの併用コニカミノルタジャパンでは、書類の廃棄に使用するシュレッダーに加え、機密文書回収ＢＯＸを利用しています。
この機密文書回収ＢＯＸはポスト型になっており、取り出し口には鍵がかかっているので一度入れた書類は二度と取り出すことができません。
週に一度、外部の回収業者の方が来て鍵を開け中身を袋ごと回収していきます。
回収された書類は溶解処理をされるので、シュレッダーよりも機密性の高い廃棄方法となります。
情報漏洩の防止として廃棄する書類が機密文書か一般文書かによって、廃棄方法を分けて利用しています。
捨てリングＤＡＹの設定
第４回コラムでもご紹介しましたが、コニカミノルタジャパンでは定期的に『捨てリングＤＡＹ』と名付けた廃棄日を設けて、部門ごとに書類廃棄の呼びかけを行っています。
書類だけでなく、部門で管理していた備品や各フロアに放置されている傘も対象です。
事前に捨てリングＤＡＹのアナウンスを行い、当日までに必要な書類や備品の整理を依頼します。
捨てリングＤＡＹの当日に放置されたままの書類や備品、傘は総務部が回収していきます。
日常の書類廃棄や整理に加え、定期的に廃棄日を設けることで保管文書ゼロ化の活動を継続しています。
社員全員が自分の身の回りを見直して、紙を廃棄する日を設定してみてはいかがでしょうか。
外部倉庫の運用
コニカミノルタジャパンでは文書の振り分けを行った結果、保管する必要のある文書を外部の文書管理用倉庫へ保管しています。
外部の文書管理用倉庫は全国１ヵ所に集約し、全社で運用管理を統一しています。
コニカミノルタジャパンが利用している外部倉庫では、以下のようなサービスがあります。
書類だけでなく、部門で管理していた備品や各フロアに放置されている傘も対象です。
事前に捨てリングＤＡＹのアナウンスを行い、当日までに必要な書類や備品の整理を依頼します。
捨てリングＤＡＹの当日に放置されたままの書類や備品、傘は総務部が回収していきます。
日常の書類廃棄や整理に加え、定期的に廃棄日を設けることで保管文書ゼロ化の活動を継続しています。
社員全員が自分の身の回りを見直して、紙を廃棄する日を設定してみてはいかがでしょうか。
外部倉庫の運用コニカミノルタジャパンでは文書の振り分けを行った結果、保管する必要のある文書を外部の文書管理用倉庫へ保管しています。
外部の文書管理用倉庫は全国１ヵ所に集約し、全社で運用管理を統一しています。
コニカミノルタジャパンが利用している外部倉庫では、以下のようなサービスがあります。
① ＷＥＢシステム上で、入出庫依頼と保管状況の確認が可能
② 小ロットでの入庫とファイル管理での返却が可能
③ 文書単位でオンデマンド電送（スキャン）サービスが利用可能
④ 倉庫保管物の廃棄依頼が可能
② 小ロットでの入庫とファイル管理での返却が可能
③ 文書単位でオンデマンド電送（スキャン）サービスが利用可能
④ 倉庫保管物の廃棄依頼が可能
特に③のオンデマンド電送サービスでは、倉庫預入している文書保管箱の中から指定した文書を必要時にピッキングしてもらい、スキャニングしたＰＤＦデータを送信してもらうことができます。
依頼後、数時間程度で電子データを入手できるので、倉庫に預けてしまったら必要な文書が発生した時はどうしたら？という不安が解消されます。
いざという時のためにオフィス内に保管しておこう。という意識によるオフィス内での保管文書増加の防止につながっています。
また倉庫での管理が煩雑にならないため、文書保管箱に入れる文書内容の記入とファイリングのルールも設けました。
★文書保管箱への記入ルール
・決められた採番ルールに沿った番号の記入
・部門名
・保管満了年月日
・預けた年月
・文書名
・部門名
・保管満了年月日
・預けた年月
・文書名
★ファイリングのルール
・ファイルを特定できるように、ファイルの背表紙には台帳に登録した「冊子名」と同様のタイトルを記載
・ファイル内の指定文書を検索しやすいように、何らかの規則性に基づいて文書を並べる
（例：契約番号順、処理日付順、アイウエオ順、都道府県順など）
・ファイル内の指定文書を検索しやすいように、何らかの規則性に基づいて文書を並べる
（例：契約番号順、処理日付順、アイウエオ順、都道府県順など）
こういった外部の文書管理用倉庫の利用により保管文書の可視化が行える上、オフィス内の保管文書を最小限にとどめることができています。
捨てるもの・捨てないもの・倉庫へ送るものの基準を明確にしておくことが文書を保管・管理する上で重要となります。
CHINAのちょこっと体験談入社した当初、初めて『捨てリングＤＡＹ』を目の当たりにしたときには、廃棄する文書や備品の量に大変驚きました。定期的に『捨てリングＤＡＹ』を開催していても、不要な書類や備品がこれだけたくさんあり日々増え続けているのだと実感しました。
今では、総務部から『捨てリングＤＡＹ』の案内が回ってくると、不要な書類や備品を捨てるチャンスだ！と感じています。
長期休暇前に個人ロッカーの中身は整理をするようにしていますが、部門の保菅庫の整理にはこういった廃棄日が設定されていることが良いきっかけになっています。
また、現在の部署では文書管理の担当をしています。数ヵ月前にも実際に外部倉庫へ保管文書を送りました。社内で部門ごとに割り振られている保管庫には限りがあります。ある程度文書ファイルが溜まってきた段階で外部倉庫へ送っています。
保管文書を外部倉庫へ送るときは文書保管箱の記載ルールによって用意し、ＷＥＢシステム上で入庫依頼をかけたあと文書保管箱を指定場所へ置いておくだけで倉庫に送ることができます。
これまで送った倉庫に保管している文書はＷＥＢシステム上で確認できますし、不便な点はありません。
もしこの文書ファイルの確認が必要になったら・・・と倉庫へ送る書類を選定しているときに考えましたが、必要になることは年に一度あるかないか。社内の限られたスペースに保管をしてすぐに取り出せるようにしておくよりも、いざとなったらオンデマンド電送サービスでデータを送信してもらえば良いという考えに至りました。
保管文書の量が多く、確認業務も発生する経理や業務部門などにとっては、特に便利なサービスだと思います。
削減活動を文書管理活動の年間スケジュールに組み込み、半期または年に一回など定期的に行うようにするだけで、オフィスの中がスッキリし仕事の生産性が向上するかもしれません。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
〈参考〉
コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み
2014年08月 本社ビル移転 同時に
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
コラム執筆者
コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA
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