やってみました！コニカミノルタの働き方改革「新型コロナ対応編 働き方の変化」
コニカミノルタジャパンではこれまで２０１３年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。
新型コロナ影響下でオフィスでの働き方が変わったり感染予防対策をしていたりと、ここ数ヵ月に色々な工夫をされているかと思います。
コニカミノルタジャパン内の働き方も大きく変化しました。今回はこれまでとは異なる新しい社内ルールやどのように働き方が変化したのかなどについてご紹介します。
ニューノーマルな働き方コニカミノルタジャパンでは、これまでも働き方改革を進めていく中で『テレワーク・デイズ』という活動に参加をしており、強化週間には全社でテレワークを推奨してきました。何度も繰り返し実施したことで、テレワークにおける課題や社員の意見をヒアリングし改善することができ、社外からも仕事が行えるような環境作りや仕組みづくりを確立してきました。
＜バックナンバー＞第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
そんな中、新型コロナウイルスに対する対応が必要となり、２０２０年２月より在宅勤務の推奨を開始しました。
緊急事態宣言発令時には「在宅のテレワークを原則とする」という対応に変わり、内勤が常態の社員は原則出社禁止とし在宅勤務を行いました。外勤が常態の社員は可能な限り直行直帰を基本とする対応を取りました。
原則、在宅のテレワークとなったことで、各部門から追加課題や改善の声も上がりましたが、これまで何度も繰り返しテレワークを実施してきた積み重ねがあったため、業務を止めてしまうような大きな混乱もなくスムーズにテレワークへ移行ができました。
現在は「在宅のテレワークを推奨する」に方針が変更されましたが、新型コロナウイルスが終息したわけではなく、オフィスでの３密回避・ソーシャルディスタンスの確保のため、オフィス以外でのテレワークの継続の必要性があります。引き続きテレワークを推奨し仕事の成果を高めていく必要があります。
コニカミノルタジャパンでの現在の出社条件は以下の通りです。
①業務上の観点から出社が必要な部門や従業員
②在宅の就業環境や健康・メンタルヘルスの観点から、出社して勤務を行う方がいいと判断する従業員
③育成の観点から出社が必要な従業員には、「出社を基本に業務を行う」「在宅勤務と出社を組み合わせて業務を行う」
②在宅の就業環境や健康・メンタルヘルスの観点から、出社して勤務を行う方がいいと判断する従業員
③育成の観点から出社が必要な従業員には、「出社を基本に業務を行う」「在宅勤務と出社を組み合わせて業務を行う」
先行して対応が必要な業務や、出社することや対面での連携・コミュニケーションが効果的・効率的な業務もあります。
また、ＯＪＴの観点から、新入社員等の育成途上の社員については、週１日～数回出社し、指導者の指導の下で育成を行っています。
社員へのアンケート実施
コニカミノルタジャパンでは、２０２０年６月半ばに新型コロナウイルス対策としての在宅勤務を始めてから４ヵ月ほどたったタイミングで、社員の働き方や意識がどうなっているのかを探るために約３，５００人の全社員に向けてアンケートを実施しました。
【内勤が常態の社員へ】在宅への抵抗感はあるか？
『全くない』と回答した社員は半数近く、次に多かった『余りない』も３割程度の社員が回答しており、
内勤社員の８割が在宅勤務に抵抗がないと回答しています。
内勤社員の８割が在宅勤務に抵抗がないと回答しています。
【全社員へ】在宅勤務に移行してから仕事の生産性がどう変わったか？
『低下した』と回答した社員は１割台にとどまりました。
半数近くは『変わらない』と回答し、３割程度の社員は生産性が『向上した』と答えました。
半数近くは『変わらない』と回答し、３割程度の社員は生産性が『向上した』と答えました。
他社調査のアンケートと比較をしても、生産性の向上について高い数値となっており、今後の働き方を検討していく中で重要な点となりました。
テレワークで活用が進んだものこれまでも活用していた既存の制度やシステムが、テレワークを行う中で業務効率を下げないためにより活用が進んだものをご紹介します。
① 時差出勤の活用
コニカミノルタジャパンでは、フレックスタイム制度を取り入れており、個人が業務に合わせて働く時間を調整できます。
出社する場合には、会社から時差出勤を活用するよう指示がありました。
・電車への乗車時は、混雑している車両を回避し、なるべく空いている車両へ乗車すること。
・特に公共交通機関内はマスクを着用すること。
・公共交通機関から車通勤への一時的な変更（認められている勤務地のみ）
・特に公共交通機関内はマスクを着用すること。
・公共交通機関から車通勤への一時的な変更（認められている勤務地のみ）
② モバイル打刻システムの活用
勤怠管理はＷｅｂ打刻システムを使用しています。パソコン上で打刻を行うことはもちろん、スマートフォンなどのモバイル端末からも打刻が行えるようにしています。
テレワークの活用が進んだことで、勤務時間中の私用時間（ｅｘ．通院、役所への届出、プライベートでの短時間の外出等＝「中抜け時間」）も多く発生してきました。
中抜け時間発生時も、勤怠管理のシステム上で中抜け時間の申請を行うことができ、再周知されました。
③ Ｗｅｂ会議ツール、社内チャットの活用
これまでリアルで行ってきた会議や打ち合わせをＷｅｂで行う必要がありました。コニカミノルタジャパンでは、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓを使用しています。Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓの活用がテレワークでは一番の要と言っていいほど、全社員活用しています。
会議の空き状況の都合で会議日程を検討する必要がなくなり、会議だけでなく社内向けの研修や勉強会にも使用されています。
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓの機能にはＷｅｂ会議だけでなく、チャットも多く活用されています。
リアルであれば「ちょっといい？」の一言で、気軽に声が掛けられたコミュニケーションをチャットで代用しています。
以前、第９回でご紹介しましたが、Ｔｅａｍｓの状態機能も役立っており、会議中や退席中、連絡可能といった情報を色やコメントで周囲に知らせることができます。
この状態を確認した上で、チャットをすることでお互いにタイミングの良い時に連絡を取ることが可能になっています。
＜バックナンバー＞第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
④ クラウドストレージの活用
コニカミノルタジャパンでは、クラウドストレージサービスのＢｏｘを使用しており、これまでも本コラムでご紹介してきましたが、テレワークを行う上では紙での書類を取り扱うよりも電子データを取り扱うことの方が多く、これまで紙で手元に置いていた書類も電子化し共有フォルダや個人フォルダへ格納することでより活用が進みました。
特にＦＡＸ業務については、紙で出力していたデータを複合機連携サービスを使用してＢｏｘにデータ転送を行うことでＦＡＸ業務に支障が起こらないよう運用を変更しました。
リアルであれば「ちょっといい？」の一言で、気軽に声が掛けられたコミュニケーションをチャットで代用しています。
以前、第９回でご紹介しましたが、Ｔｅａｍｓの状態機能も役立っており、会議中や退席中、連絡可能といった情報を色やコメントで周囲に知らせることができます。
この状態を確認した上で、チャットをすることでお互いにタイミングの良い時に連絡を取ることが可能になっています。
＜バックナンバー＞第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
④ クラウドストレージの活用
コニカミノルタジャパンでは、クラウドストレージサービスのＢｏｘを使用しており、これまでも本コラムでご紹介してきましたが、テレワークを行う上では紙での書類を取り扱うよりも電子データを取り扱うことの方が多く、これまで紙で手元に置いていた書類も電子化し共有フォルダや個人フォルダへ格納することでより活用が進みました。
特にＦＡＸ業務については、紙で出力していたデータを複合機連携サービスを使用してＢｏｘにデータ転送を行うことでＦＡＸ業務に支障が起こらないよう運用を変更しました。
CHINAのちょこっと体験談新型コロナウイルスの対応により、働き方は大きく変化しました。私はこれまでもテレワークを活用していましたが、基本的には毎日出社していました。現在では在宅でのテレワークが常態となり、業務上必要な時にのみ出社をしています。
出社する時もフレックスを活用して時差出勤を行い、できるだけ混雑の少ない時間に電車に乗ることができているので、安心して会社に行くことができます。
業務に必要な資料などはデータ保存しており、先ほどご紹介したＢｏｘ内に保存して使用しています。会社の環境内にリモートでアクセスできるため、パソコンさえあれば働く場所を問わないと実感しています。
新型コロナウイルスの対応が必要になる前から『テレワーク・デイズ』の活動などを通じてテレワークを利用して慣れていたので、ほとんど抵抗なくテレワークが行えているのだと思います。
テレワークをしていて一番重要となったのがコミュニケーションだと思いました。チーム内の連携はもちろんですが、これまで対面で行えていたコミュニケーションをテレワークでも行えるように、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓの活用が特に進んだのだと思います。
「急ぎではないけど少し確認したい！」「今、相手は連絡を取って大丈夫か？」と思った時にはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓのチャットを活用しています。リアルで話しかけていた時のように「今、大丈夫ですか？」とチャットを送ったり、「お手隙の時、確認ください」と用件を送ったりしておくことで、メールよりも少しラフにコミュニケーションが取れています。
また、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ ＴｅａｍｓのＷｅｂ会議も増えました。これまで会議室の都合でなかなか会議招集ができなかったり、事務所が遠距離の人同士を集めるときにはスケジュールを特に気にしたりしていましたが、今はスケジュールの空きを確認するだけで、会議招集が行えています。
画面を共有して、資料作成も話しながらできるので個別の打ち合わせも増えました。
コニカミノルタジャパンでは、新型コロナウイルスが終息していった後も、現在のテレワーク推奨の働き方を継続していきます。時代や環境に合わせて、柔軟に働き方を変化させていけるよう業務の見直しや環境整備を継続していくことが重要だと思います。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことができれば幸いです。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
バックナンバー第１４回 ニューノーマルな働き方を継続！働き方改革の積み重ねによる成果
第１３回 職場の環境改革！オフィスでの感染予防対策
第１２回 オフィスが変わる！捨てるきっかけ作りのコツ
第１１回 まとめることで効率ＵＰ！？コスト見える化のススメ
第１０回 スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第８回 オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第７回 小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第６回 働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第５回 スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第４回 ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第１回 導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
〈参考〉
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。
【Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたものが、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓで完結します。・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み
2014年08月 本社ビル移転 同時に
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
コラム執筆者
コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA
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