やってみました！コニカミノルタの働き方改革「コニカミノルタジャパン社員の働き方 ポータル推進部」
コニカミノルタジャパンではこれまで２０１３年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。
新型コロナ影響下において、対面での購買行為が行いにくくなり、ＥＣサイト（Ｗｅｂ購買サービス）をご利用になる機会も増えたのではないでしょうか？
コニカミノルタジャパンでは、２０１４年から自社ブライドのＥＣサイト『ｂｉｚｃｏｎｃｉｅ（ビズコンシェ）』を立ち上げ、ビジネスのコンシェルジュとして、お客様の購買行為をウェブにて簡単に検索・購入ができるようお手伝いする目的でサイト運営を進めてきました。
今回は読者様にもご利用いただいている『ｂｉｚｃｏｎｃｉｅ（ビズコンシェ）』を運営しているコニカミノルタジャパンのポータル推進部の方に取材した現在の働き方についてご紹介します。
コニカミノルタジャパンのポータル推進部とはポータル推進部は、お客様にご利用いただいているウェブサービスを運営管理している部署です。現在運営管理しているサービスは、オフィス用品購買サイト『ｂｉｚｃｏｎｃｉｅ（ビズコンシェ）』、お客様専用複合機サポートサイト『ｅ－ｂｉｚｈｕｂ（イービズハブ）』、ＩＴサービス申込サイト『ｂｉｚｃｏｎｃｉｅＤＸ（ビズコンシェディーエックス）』の３サイトです。
お客様からのお問い合わせ対応や会員管理、サイト内の企画制作、システム改修管理の業務から、ＩＴサービス商品の運営管理・発注業務を行っています。
現在のワークスタイル新型コロナ影響下から現在も、グループの全員がテレワーク基本として業務を行っています。日々の業務はノートパソコンとインターネット環境があれば仕事をする場所は問いません。
サイトの運営をするにあたり、お客様からのお問い合わせもウェブ入力フォームやコールセンターを経由してシステム上で連絡が入るようになっています。社内からの問い合わせや依頼などはメールにて受け付けをしています。
このように、基本的にはテレワークで業務していますが、一部会社に行かなければ対応のできない仕事があります。
例えば、請求書などの郵便物の確認や支払処理、お取引先様と交わす契約書や注文書への捺印、
また、メーカー様から商品サンプルを受領し、製品の品質の確認や仕様説明などを受けるときは、月に数回出社をして対応しています。
担当業務によって出社のタイミングや必要性が異なりますので、グループ内でも週に１回は出社するメンバーもいれば、月に２、３回だけ出社するメンバーなど様々です。
出社をする際はグループでスケジュールを共有し、対面でしかできないグループメンバーとのコミュニケーションや電子でやり取りをしていた書類の出力・保管のタイミングとして有効に活用しています。
ポータル推進部は新型コロナ影響前は出社して働くことを基本としていたグループでしたが、会社で実施していたテレワークデイズの取り組みに参加するなど、以前からテレワークの経験はあったため、テレワークで仕事をするという事に抵抗感はありませんでした。
変化した働き方への対応策
新型コロナ影響下からテレワークを基本として業務を行うにあたり、いくつか業務のやり方やルールを改善し対応策を実施しています。
① ＦＡＸ受信による発注業務
② お取引先様との書類のやり取りに関する捺印業務（個人印・社印）
③ コミュニケーション不足
テレワークで役に立っているもの
ポータル推進部の業務は、チームで仕事をするのでコミュニケーションが最も大切となります。
そこで先ほどもご紹介したように、週に一度は部門ミーティングをウェブ会議で行ったり、必要な時に都度Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５ Ｔｅａｍｓのチャットで連絡を取り合ったりしています。
以前は対面で行っていたお取引先様との月次打ち合わせも、新型コロナ影響下以降は全てウェブ会議にて行っています。
そのためコミュニケーションツールとして活用しているＭｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５ Ｔｅａｍｓは欠かせないツールとなっています。
電子化した書類や作成したデータをテレワークでも安全に編集・保存・共有をするために、ｂｏｘ社のクラウドストレージｂｏｘも欠かせないツールです。
パソコンのローカル（本体）に保存するのではなく、ｂｏｘに保存をしておけばいつでもどこでもデータの活用ができます。
このツールは以前から社内で活用していたため、テレワークになるからｂｏｘにデータを移行させなくてはいけない、など慌てたり業務負担になったりすることはありませんでした。
新型コロナ影響下でテレワークで働くことが基本となった当初は課題もありましたが、少しずつ改善対策をしていくことで現在はテレワークでも会社に出社している時と変わらず仕事ができています。
直接会って話せないという面では少し寂しく感じるときもありますが、通勤ストレスもなく新型コロナ影響下でも安心して仕事ができることは、ニューノーマルの働き方としてとても重要なことだと感じています。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことができれば幸いです。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
① ＦＡＸ受信による発注業務
ｂｉｚｃｏｎｃｉｅ（ビズコンシェ）では一部ＦＡＸにて注文を受け付けています。納品希望日に沿って手配をしますので、ＦＡＸ注文を出社日にまとめて処理をするということはできません。
そこで、ＦＡＸで受信したデータをテレワークでも確認できるように、自社開発の『Ｄｉｓｐａｔｃｈｅｒ Ｐｈｏｅｎｉｘ（ディスパッチャーフェニックス）』を利用してクラウドサービスｂｏｘへＦＡＸデータを保存し、グループメールアドレスに添付ファイルとしてデータが届くようにしました。
そこで、ＦＡＸで受信したデータをテレワークでも確認できるように、自社開発の『Ｄｉｓｐａｔｃｈｅｒ Ｐｈｏｅｎｉｘ（ディスパッチャーフェニックス）』を利用してクラウドサービスｂｏｘへＦＡＸデータを保存し、グループメールアドレスに添付ファイルとしてデータが届くようにしました。
② お取引先様との書類のやり取りに関する捺印業務（個人印・社印）
捺印は会社に行かなければ対応のできない業務の大きな課題の一つでした。
捺印が必要な書類のやり取りは毎日発生することが多く、業務が滞ってしまうケースがほとんどです。
そこで、個人印と角印の書類については、電子印を購入しパソコン上で書類を作成できるようにしました。
契約書などはお取引先様と相談し、時間的にご容赦をいただいたうえで出社した際に捺印して送付をしています。
捺印が必要な書類のやり取りは毎日発生することが多く、業務が滞ってしまうケースがほとんどです。
そこで、個人印と角印の書類については、電子印を購入しパソコン上で書類を作成できるようにしました。
契約書などはお取引先様と相談し、時間的にご容赦をいただいたうえで出社した際に捺印して送付をしています。
③ コミュニケーション不足
これまではちょっと声をかけて相談や情報共有をしていたことが、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５ Ｔｅａｍｓのチャットやウェブ会議、電話などグループ内のコミュニケーション方法が大きく変わりました。
新型コロナ影響下以降、報告や情報共有をする場として、部門ミーティングを毎週ウェブ会議で１時間程行っています。
会議の中では部署のメンバー全員が順番に発言をし、グループメンバーと会話をしています。
また出社をして会議を行う際には隣の人や前の人との間隔を空けマスクを着用して感染対策を徹底して行います。
新型コロナ影響下以降、報告や情報共有をする場として、部門ミーティングを毎週ウェブ会議で１時間程行っています。
会議の中では部署のメンバー全員が順番に発言をし、グループメンバーと会話をしています。
また出社をして会議を行う際には隣の人や前の人との間隔を空けマスクを着用して感染対策を徹底して行います。
テレワークで役に立っているものポータル推進部の業務は、チームで仕事をするのでコミュニケーションが最も大切となります。
そこで先ほどもご紹介したように、週に一度は部門ミーティングをウェブ会議で行ったり、必要な時に都度Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５ Ｔｅａｍｓのチャットで連絡を取り合ったりしています。
以前は対面で行っていたお取引先様との月次打ち合わせも、新型コロナ影響下以降は全てウェブ会議にて行っています。
そのためコミュニケーションツールとして活用しているＭｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５ Ｔｅａｍｓは欠かせないツールとなっています。
電子化した書類や作成したデータをテレワークでも安全に編集・保存・共有をするために、ｂｏｘ社のクラウドストレージｂｏｘも欠かせないツールです。
パソコンのローカル（本体）に保存するのではなく、ｂｏｘに保存をしておけばいつでもどこでもデータの活用ができます。
このツールは以前から社内で活用していたため、テレワークになるからｂｏｘにデータを移行させなくてはいけない、など慌てたり業務負担になったりすることはありませんでした。
新型コロナ影響下でテレワークで働くことが基本となった当初は課題もありましたが、少しずつ改善対策をしていくことで現在はテレワークでも会社に出社している時と変わらず仕事ができています。
直接会って話せないという面では少し寂しく感じるときもありますが、通勤ストレスもなく新型コロナ影響下でも安心して仕事ができることは、ニューノーマルの働き方としてとても重要なことだと感じています。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことができれば幸いです。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
バックナンバー第１６回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【ポータル推進部】
第１５回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【非対面営業部】
第１４回 ニューノーマルな働き方を継続！働き方改革の積み重ねによる成果
第１３回 職場の環境改革！オフィスでの感染予防対策
第１２回 オフィスが変わる！捨てるきっかけ作りのコツ
第１１回 まとめることで効率ＵＰ！？コスト見える化のススメ
第１０回 スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第８回 オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第７回 小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第６回 働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第５回 スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第４回 ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第１回 導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
〈参考〉
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。
【Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたものが、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｔｅａｍｓで完結します。・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
『Ｄｉｓｐａｔｃｈｅｒ Ｐｈｅｎｉｘ（ディスパッチャーフェニックス）』紙文書の電子化、文書管理の効率化を実現する自社開発のタスクオートメーションツールです。
ファイルの収集から電子化、配信までを自在にカスタマイズでき、複雑なタスクフローもボタン一つで実現できます。
コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み
2014年08月 本社ビル移転 同時に
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
コラム執筆者
コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA
ECクラウドグループ
CHINA
