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やってみました！コニカミノルタの働き方改革「コニカミノルタジャパン社員の働き方　販売推進部」

コニカミノルタジャパンではこれまで２０１３年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。

新型コロナウィルスの影響で、対面での展示会やセミナーなど自社をＰＲするイベントの機会が変化していったかと思います。
コニカミノルタジャパンも同様で、毎年多く開催していたセミナーや展示会を中止にしたり、開催方法を変更したりと試行錯誤をする１年となりました。

今回は自社をＰＲするイベントを制作・実行運営しているコニカミノルタジャパンの販売推進部の方に取材した現在の働き方についてご紹介します。

コニカミノルタジャパンの販売推進部とは
販売推進部は、コニカミノルタジャパンとお客様とをつなぐイベントプロモーションの制作・実行支援をしている部署です。
これまでは展示会やセミナーなど対面でのイベントの企画・開催・運営を中心としてきましたが、現在の新型コロナ影響下においては新しい試みとして、ウェビナーなどのオンラインイベントの配信業務や社内向けのイベント制作支援サイトの開設・運営なども行っています。
また、これまでと変わらず対面での展示会制作業務や社内向けの外部環境情報の収集・発信サイトの運営も行っています。

現在のワークスタイル
新型コロナウィルスの影響が出始めた２０２０年２月から現在も、販売推進部ではグループの全員が在宅勤務を行っています。
在宅勤務が中心となったことで、これまで会社に集まって行っていた業務もリモートで行うようになりました。
その中でも、オンラインイベントのリハーサルや配信時は状況に応じて出社しています。

◆オンラインイベント配信業務
オンラインイベントの配信は、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５のＴｅａｍｓとＺｏｏｍ社のＺｏｏｍの２種類のライブイベント配信ツールを活用して開催しています。パソコンとネットワーク環境があれば自宅からでも配信可能ですので、運営メンバー全員がリモートでオンラインイベントを配信した実績もあります。
オンラインイベントでは、ゲストとして外部の方に講師として登壇いただくこともあります。その時は登壇される方へのサポートを行うために、最小限の運営メンバーが会社に集合して配信するようにしています。

◆イベント情報ポータルサイトの運営
販売推進部では、イベント主催部門の担当者が制作や準備を進めやすいように企画立案、展示物の制作、集客管理、物流・設営計画など全てのタスクを標準化した手引書やテンプレートファイルを提供しています。
『イベントポータル』という社内向けのウェブサイトにてそれらを公開しており、誰でも・いつでも・イベント制作のいろはが分かるようになっています。

【イベント手引書】

【社内向けイベントポータルサイト】

このサイトはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５のサービスに含まれるＳｈａｒｅＰｏｉｎｔＯｎｌｉｎｅを活用しています。
サイト制作時には全員が在宅勤務だったため、Ｗｅｂ会議で相談しながらサイト編集を進め、完成イメージのズレも生じずにスピーディーなサイト公開が実現できました。
サイト編集ページの操作を指導する場を特に設けなくても、ページの運営のメンバー全員がページ編集を行えるほど簡単にサイトを作成・運営することができています。

◆展示会制作
対面での展示会制作は「企画立案」→「展示物のデザイン」→「展示機材・備品の準備」→「開催後の撤収」の流れで進みます。
「展示物のデザイン」まではパソコン作業やＴｅａｍｓ上でのコミュニケーションで全て対応できるので、開催期間の直前・直後を除いてほとんど在宅勤務で進捗をしています。
展示会制作は、１０名以上のプロジェクトになることも多いので、これまでは会議室の空きがないことで進捗ミーティングを開催できず、計画が遅延しやすかったのですが、現在はメンバー全員が在宅勤務のため会議室の空きに縛られることなくミーティングが実施でき、制作期間に一度も顔を合わせることがなくても、これまで以上にスムーズな進捗ができるようになりました。

変化した働き方への対応策

① イベントのオンライン化

最も大きな変化は、これまでお客様にお越しいただく対面形式で開催していたイベントをオンラインで開催するようになったことです。特に、メンバー内で配信ツールのトレーニングを進めていく中では、パソコン上で画面切り替えをすることや、訴求表現においてリアル開催とは全く異なる難しさがあることを実感しました。
例えば、従来は大きなスクリーンで投影していたスライドをそのままオンライン配信すると、お客様のパソコンのモニター画面では文字サイズが小さく読みづらいことがあります。より視聴しやすいプレゼンテーションとなるように様々な工夫を現在も続けています。

オンラインイベントの配信は、ＴｅａｍｓやＺｏｏｍといったライブイベント配信ツールのほか、ウェブカメラとマイクが内蔵されているノートパソコンがあれば自宅や外出先からでもすぐに実施できます。
さらに、外付けウェブカメラや卓上三脚を用意すると画角の調整がしやすくなり、ＵＳＢ接続のハンドマイクがあればソフトウェア上でのマイクミュート操作が不要になるので、３点セットで用意をすると円滑な配信が可能となります。

【オンラインイベントの配信風景】

② 動画による情報発信

コニカミノルタジャパンではテレワーク環境が整っていましたので３月から出社率が激減し、打ち合わせや会議の場を除いて従業員同士の「何気ない会話」が無くなりました。
コニカミノルタジャパンではオフィス内での出会い頭に交わされる「何気ない会話」をとても大切にする社風のため、これが無くなったことでオフィス内や拠点間での情報流通が減少するのではないかと危惧していました。
参考コラム：第９回　仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣

そこで、販売推進部のメンバーが出演する動画形式の情報番組の配信や、社内手続き等についての解説動画も掲載するなど、顔の見える情報配信を始めました。
この取り組みはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５に含まれるＳｔｒｅａｍという動画配信サービスとＳｈａｒｅＰｏｉｎｔＯｎｌｉｎｅを組み合わせて使用することで、とても簡単に短い期間で実現することができました。

テレワークで工夫したこと
販売推進部のメンバー全員がテレワークになったことでこれまでのように会議室の空き状況に縛られることがなくなり、ミーティングが開催しやすくなりました。それによりミーティング開催数も増加しました。
より生産性の高いミーティングにするため、以下の「基本的な会議準備」や「議事録の投影」を積極的に行っています。

【基本的な会議準備】

・Ｔｅａｍｓ上に共有議事録としてＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｎｅＮｏｔｅを配置し、アジェンダ（議論の項目）や報告事項は前日までに記入する
・メンバーは事前にＯｎｅＮｏｔｅに目を通しておき、質問事項などを洗い出しておく
・ミーティングの場で説明するまでもない事項はＯｎｅＮｏｔｅ内に【Ｓｋｉｐ】という項目を追記して省略する
・複雑な説明事項がある場合はドキュメントを事前配布し、説明・質問にあてる時間を少なくし、議論に割く時間を多くする

【議事録の投影】

・ミーティング中の議事は画面共有機能でリアルタイムに投影・編集する

ミーティング時にこのような工夫をしたことで、時間内により多くのアジェンダを詰め込むことができ、メンバーの認識のズレを防いでいます。

在宅勤務が基本となったことで、これまで通勤に費やしていた時間と体力を仕事に割くことができるようになり、仕事の生産性は確実に向上しています。
しかし、社内他部門とのコミュニケーションは激減したため、お客様の現状、東京以外の地域の現状について知ることが難しくなっており、その解決をどのように図っていくかが今後の課題です。

今後もコニカミノルタジャパンのオンラインイベントはどんどん進化していきます。お客様に喜んでいただけるよう様々な企画が進んでいますので、セミナー・イベント情報のページにぜひ足を運んでみてください。
参考：コニカミノルタジャパン　セミナー・イベント情報ページ

コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことができれば幸いです。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。

バックナンバー

第１７回　コニカミノルタジャパン社員の働き方【販売推進部】
第１６回　コニカミノルタジャパン社員の働き方【ポータル推進部】
第１５回　コニカミノルタジャパン社員の働き方【非対面営業部】
第１４回　ニューノーマルな働き方を継続！働き方改革の積み重ねによる成果
第１３回　職場の環境改革！オフィスでの感染予防対策　
第１２回　オフィスが変わる！捨てるきっかけ作りのコツ
第１１回　まとめることで効率ＵＰ！？コスト見える化のススメ
第１０回　スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
　第９回　仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
　第８回　オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
　第７回　小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
　第６回　働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
　第５回　スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
　第４回　ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
　第３回　サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
　第２回　現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
　第１回　導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT

〈参考〉

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。
【Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携

Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたコミュニケーションがＴｅａｍｓで完結します。

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『ＳｈａｒｅＰｏｉｎｔＯｎｌｉｎｅ』
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるイントラネットです。
ＳｈａｒｅＰｏｉｎｔＯｎｌｉｎｅに含まれるテンプレートを使うと、共有フォルダやリンク集、お知らせなどの機能を組み合わせることで、簡単に素早く企業やチームのポータルサイトを公開し、データの管理、共有ができます。

Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『ＯｎｅＮｏｔｅ』
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のデジタルノートです。
ＯｎｅＮｏｔｅはＭｉｃｒｏｓｏｆｔアカウントがあれば無料で利用することができ、自動保存機能や手書き機能などが搭載されています。ＯｎｅＮｏｔｅは他の人と共有することができるので、アジェンダや議事録などで活用できます。

コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み

2014年08月　本社ビル移転　同時に
　　　1．全国事業所無線LAN統一化
　　　2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
　　　3．本社ビルフリーアドレス化開始
　　　4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月　全社外勤者　スーパーフレックス導入
2016年06月　全社全社員　スーパーフレックス導入
2016年07月　全社　テレワーク推進パイロット開始
2016年08月　全社　保管文書ゼロ化　スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月　全社　Outlook入力ルール運用開始
2017年01月　4省庁が推薦する　テレワーク推進賞　奨励賞受賞
2017年02月　テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月　働き方改革情報をお届けするメールマガジン　スタート
2018年05月　全社　メール運用の基本ルール開始
2018年06月　いいじかん設計への取組み開始
2019年11月　東京都の「スムースビズ推進大賞　推進賞」を受賞
2020年01月　第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞

コラム執筆者

コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA