やってみました！コニカミノルタの働き方改革「コニカミノルタジャパン社員の働き方 経理部」
コニカミノルタジャパンではこれまで２０１３年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。
新型コロナウィルスの影響で、管理部門の働き方改革が特に注目されることが多くなったかと思います。
コニカミノルタジャパンも同様で、管理部門においてもテレワークをより促進できるように様々な工夫を行う１年となりました。
今回は管理部門の中でも多くの企業様で課題を抱えることの多い、コニカミノルタジャパンの経理部の方に取材した現在の働き方についてご紹介します。
コニカミノルタジャパンの経理部とはコニカミノルタジャパンの経理部は業務内容によってグループを複数に分けて担当しています。
今回取材をした経理管理グループと財務管理グループの２グループでは、それぞれこのような業務をおこなっています。
【経理管理グループ】
制度決算総括、会計・税務全般、事業横断的経理管理業務に関わる窓口・指導
【財務管理グループ】
資金調達及び資金計画、与信・債権管理、及び支払業務関連の窓口・指導
現在のワークスタイル経理管理グループは、経理部のなかでも現物を扱う業務が少ないため、比較的テレワークしやすいグループではありますが、一方で決算対応（月次・四半期・確定）をはじめ、監査法人対応・税務申告／国税対応・都道府県／市区町村への納付対応時等は、どうしても出社せざるを得ないケースが多くあります。
そのような状況を少しでも軽減するため、些細な事や気になったことはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ３６５のＴｅａｍｓのチャット機能やウェブミーティングでコミュニケーションを図り、意思確認や疑問点を解消しながら、決算時でさえも締日前後を除きテレワークにチャレンジしています。
また、監査対応においても監査法人と調整し原則Ｔｅａｍｓでやりとりする方向に切り替えるなど現状できうる策を推進してきた結果、テレワークの実施率も向上しています。※決算月等、時期により変動します。
財務管理グループには、財務グループと与信管理グループの更に２つのグループがあり、財務グループは、お客様から回収した受取手形・小切手の銀行持込、その為の印鑑押印等、現物を扱う業務がメインであり、テレワークがしにくいグループです。
そのような中でも、テレワークが可能なタイミングを探り極力テレワークを実施するように心掛けています。
・業務タイミングを計って交代で出社
・現物を扱わない時期はテレワーク実施
・急遽審査手続きが必要な場合はメールで交信・データを受取りオンラインで承認
・現物を扱わない時期はテレワーク実施
・急遽審査手続きが必要な場合はメールで交信・データを受取りオンラインで承認
一方、与信管理グループは契約書や法的手続書類等の現物を扱う頻度に融通が利き、基本的にオンラインでの業務が中心なので財務グループに比べテレワーク率は高く運用できています。
財務管理グループ全体の平均では、まだまだテレワーク率が低いので、出社率の高い財務グループの働き方を更に見直しテレワーク率を上げてくことに取り組んで行きたいと思います。
変化した働き方への対応策
出社しなければならない状況を少しでも軽減するために実施した業務課題への取り組みをご紹介します。
【経理管理グループ】
課題①：決算対応（月次・四半期・確定）
【経理管理グループ】
課題①：決算対応（月次・四半期・確定）
・決算準備（データ確認や関係者調整、資料作成など現物を伴わない業務）
→原則テレワークに切り替え
・伝票処理／確認／承認
→処理数が少ない場合はテレワークで対応、処理数が多い締日前後は出社して対応
・決算整理/調整、請求書発送
→出社して対応
→原則テレワークに切り替え
・伝票処理／確認／承認
→処理数が少ない場合はテレワークで対応、処理数が多い締日前後は出社して対応
・決算整理/調整、請求書発送
→出社して対応
課題②：監査法人対応
・打合せ全般/レビュー結果報告
→原則テレワークに切り替え
・監査対応
→現物や稟議等などの確認以外は遠隔で対応いただくよう調整し切り替え
→原則テレワークに切り替え
・監査対応
→現物や稟議等などの確認以外は遠隔で対応いただくよう調整し切り替え
課題③：部内ミーティング関連
・大小問わず部内ミーティングは原則テレワークへ移行
【財務管理グループ】
課題①：受取手形・小切手回収・支払手形・でんさい支払手形の対応
・顧客回収の受取手形、小切手（業務センターからの受取）
→不定期に届くため、今後は週何回出社と決めて運用
・受取手形、小切手
→銀行取立・持込の為、出社して対応
・当社支払いの支払手形発行
→月１回の届出印の押印を他現物の扱い日と併せて出社して対応
・でんさい支払手形の発行
→原則テレワークへ切り替え
→不定期に届くため、今後は週何回出社と決めて運用
・受取手形、小切手
→銀行取立・持込の為、出社して対応
・当社支払いの支払手形発行
→月１回の届出印の押印を他現物の扱い日と併せて出社して対応
・でんさい支払手形の発行
→原則テレワークへ切り替え
課題②：支払伝票処理・承認業務
・月４回の支払い確定処理
→処理数が多いため、締日前は出社して対応
・小切手支払の届出印押印、金融機関への持ち込み
→出社して対応
→処理数が多いため、締日前は出社して対応
・小切手支払の届出印押印、金融機関への持ち込み
→出社して対応
課題③：社内申請書類、外部提出書類の押印業務
・書類への社印、届出印の押印のため必要に応じて出社して対応
課題④：与信管理業務
・基本契約書の押印手続き、法的手続きの届出書類対応
→日程調整により、出社日を調整して対応
・与信ワークフロー、他オンライン上で対応可能な業務
→完全テレワークにて対応
→日程調整により、出社日を調整して対応
・与信ワークフロー、他オンライン上で対応可能な業務
→完全テレワークにて対応
財務業務は、金融機関に関わる業務、及び申請書類等が全て現物を扱うため、出社は必須の業務となっています。
テレワークに移行でできない業務が多くある中、資料作成など現物を伴わない業務については原則テレワークに切り替えています。
テレワークで工夫したこと① 勤怠状況の把握
Ｔｅａｍｓで勤怠予定・実績の一覧管理の見える化を行い、メンバーの予定を確認しながら日々業務を行っています。
また、グループ内においては、テレワークの開始と終了時間をＴｅａｍｓチャットで共有することを決まり事とし、随時メンバーの勤怠状況を把握しながらマネジメントを行うようにしています。
【 四半期末（１２月末）経理部の出社管理表（Ｔｅａｍｓ上に作成）※一部抜粋 】
〇・・・出社
テレ・・・テレワーク
テレ・・・テレワーク
②金融機関との非対面打合せ
一部の金融機関で、Ｃｉｓｃｏ社のＷｅｂＥｘを活用してオンラインミーティングを実施しています。
金融機関では、オンラインミーティングのソフトとしてＺｏｏｍ社のＺｏｏｍを活用しているところが多く、今後はＺｏｏｍを使って、非対面のオンラインミーティングを行う機会を増やしていきたいと思います。
③コミュニケーション不足
社内より会計処理に関する多くの相談を受けることが多く、回答前にメンバー間で事前の認識あわせを行っています。
適切な回答をするため、些細な事や気になったことは何でもＴｅａｍｓのチャットやオンラインミーティングでの画面共有を活用しながらコミュニケーションを図り、スピーディーかつ適切な回答ができるよう努めています。
テレワークを推進することによって、行き帰りの通勤時間がなくなりワークライフバランスが改善され、プライベートの時間も充実させるこができるようになりました。時間のかかる課題対応や資料作成業務に取り組む際には、朝早起きし集中して午前中には目途をつけるなど、フレックスタイムも活用したフレキシブルな対応が可能になりました。
当初は自部門メンバーや他部門メンバーと遠隔でコミュニケーションを図ることに不安を抱いておりましたが、今ではＴｅａｍｓのチャットやオンラインミーティングでも十分対応可能な状況になってきました。
もちろん業務や打ち合わせの内容によっては出社が必要となるケースもありますが、会社でもテレワーク中でも、自部門メンバー、他部門メンバー問わず、Ｔｅａｍｓで簡単に会話ができたり、資料を共有できたりとネットワークを使っての業務スタイルが定着してきたことを実感しています。
今後テレワークで対応できる業務プロセスの改善を更に追及していきたいと思います。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことができれば幸いです。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
バックナンバー第１９回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【経理部】
第１８回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【人財開発部】
第１７回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【販売推進部】
第１６回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【ポータル推進部】
第１５回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【非対面営業部】
第１４回 ニューノーマルな働き方を継続！働き方改革の積み重ねによる成果
第１３回 職場の環境改革！オフィスでの感染予防対策
第１２回 オフィスが変わる！捨てるきっかけ作りのコツ
第１１回 まとめることで効率ＵＰ！？コスト見える化のススメ
第１０回 スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第８回 オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第７回 小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第６回 働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第５回 スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第４回 ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第１回 導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
〈参考〉
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。
【Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたコミュニケーションがＴｅａｍｓで完結します。
Ｃｉｓｃｏ『ＷｅｂＥｘ』インターネットを介して遠距離の相手との会議を行うことができるCisco社のWeb会議サービス。
社内はもちろん、外出先からでも、スマートフォン・タブレット端末などからWeb会議に参加できます。
デスクトップ共有などの様々な共有機能と音声会議、ビデオ機能を利用し、遠隔拠点や取引先との会議だけでなく、研修や商談サポートといった用途でも効率的なコラボレーションを実現します。
コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み
2014年08月 本社ビル移転 同時に
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
コラム執筆者
コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA
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