やってみました！コニカミノルタの働き方改革「コニカミノルタジャパン社員の働き方 フィールドサービス統括部」
コニカミノルタジャパンではこれまで２０１３年から働き方改革の自社実践を進めてきました。
自社実践にて変わってきたコニカミノルタジャパンの働き方やオフィスのアイデアを随時ご紹介していきます。
新型コロナウィルスの影響で、対面での商談や他社への訪問に制限がかかり、サービスのスタイルも大きく変化していったかと思います。
コニカミノルタジャパンも同様で、サービス部門では、メンバーとの会議のオンライン化や、リモートでのソリューション商談、外出先から効率的に業務を行う仕組み作りに加え、CO2削減の対策など試行錯誤する1年となりました。
今回は会社の顔として事業の主力を担っている、コニカミノルタジャパンのフィールドサービス統括部の方に取材した現在の働き方についてご紹介します。
コニカミノルタジャパンのフィールドサービス統括部 東京サービスセンター 東京e-base2とはe-baseは「様々な働き方を許容し、最高の保守ミッションを有し、日本随一のサービス収益性を追求し日本をリードする保守組織であり続ける」と言う使命を持って日々活動しています。
e-baseではフリーテリトリー制を採用し、お客様先への移動手段としてドコモ・バイクシェアや公共交通機関を使用することで、これまでの拠点数や車両台数を大きく減らすことができました。（固定費削減/CO2削減）
拠点名「e-base」はこれらの「エコノミー」「エコロジー」「ES（Employee Satisfaction：従業員満足度）」の 3つの「e」を表した名称であり、大都市型サービスプロジェクト理念に通じる、カスタマーサービスエンジニア（以下、CE）の働き方を変える大きな第一歩となっております。
e-base2は、東京サービスセンター内にあるe-base3拠点の一つとして、千代田区、中央区、江東区・文京区・港区の一部エリアのお客様がお持ちの複合機をはじめとした製品の管理保守を行っています。
現在のワークスタイル2020年4月〜5月に発出された緊急事態宣言を皮切りに東京の中心部、すなわち本社機能が集中する、東京e-base2管轄内ではBCP対応を強化する企業様も多く、併せて我々CEも更に働き方を大きく変革させる必要がありました。
変化した働き方への対応策
■外出先からの伝票チェック/承認
メンバーが「Dispatcher Phoenix」を利用する事で、他システムから抽出した部品/売上の入力漏れ伝票を手書き修正ではなく、PDF署名機能を使った修正/提出が可能となり、承認者は外出先でも確認/承認ができるようになりました。
■リモート商談
今まで計画的に動けていたことが流動的となってしまい、訪問アポイントが取りづらくなりましたが、「Teams」や「bellFace」を使用したリモート商談を進める事で、非対面でのアポイントが取れ、リモート商談の中でも成約案件の創出ができました。
■Box Captureによるスキャン・PDF化
カウンターリスト報告など帰社後にスキャンしPDFを作成・報告していましたが、「Box Capture」を使用する事で、帰社せず外出先からそのまま指定Box（クラウドストレージ）へスキャンデータを保存ができるようにしました。
テレワークで工夫したこと朝ミーティング（情報共有）
朝ミーティングでは従来のオンサイトでの集合形式ではなく、リモートで実践できるツールの検討/運用を開始しました。（Teams、Plannerなど) 加えて、情報共有や緊急連絡にTeamsを活用し、離れた場所でも全員が同じタイミングでタイムリーに連絡を受ける事ができるようになり、レスポンスの向上に繋がりました。
フリーテリトリー制では効率よく回れるようになった反面、お客様との接点品質の強化を通じて、いかにお客さまとの関係性を向上させるかを課題ととらえ、個々の行動を変えていきました。今後も意識改革やDXを取り入れ、更に個々のレベルを向上させ、さまざまな課題の解決に取り組んでいきたいと考えます。
フリーテリトリー制では効率よく回れるようになった反面、お客様との接点品質の強化を通じて、いかにお客さまとの関係性を向上させるかを課題ととらえ、個々の行動を変えていきました。今後も意識改革やDXを取り入れ、更に個々のレベルを向上させ、さまざまな課題の解決に取り組んでいきたいと考えます。
コニカミノルタジャパンの自社実践活動を知っていただくことでお客様の働き方改革の取り組みに少しでもお役に立つことができれば幸いです。
より詳しい内容やお問い合わせは弊社営業担当までご連絡ください。
バックナンバー第２０回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【営業部】
第１９回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【経理部】
第１８回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【人財開発部】
第１７回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【販売推進部】
第１６回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【ポータル推進部】
第１５回 コニカミノルタジャパン社員の働き方【非対面営業部】
第１４回 ニューノーマルな働き方を継続！働き方改革の積み重ねによる成果
第１３回 職場の環境改革！オフィスでの感染予防対策
第１２回 オフィスが変わる！捨てるきっかけ作りのコツ
第１１回 まとめることで効率ＵＰ！？コスト見える化のススメ
第１０回 スペース圧迫を防ぐ！コニカミノルタの収納アイデア
第９回 仕組みづくりがカギとなる！フリーアドレス成功の秘訣
第８回 オフィスのファミレス席って？スムーズな会議の目指し方
第７回 小さな工夫で大きく生まれ変わる社内コミュニケーション
第６回 働き方改革推進で課題となる請求書業務省力化の第一歩
第５回 スキャンして電子化完了ではない！電子データの検索性を保つコツ
第４回 ペーパーレスは目指さない！紙文書を増やさない仕組みづくりのポイント
第３回 サテライトオフィスって？今あるオフィスを活かした効率化のススメ！
第２回 現場を巻き込み効果を実感させるためのテレワーク導入
第１回 導入するだけでは効果が出ない！フレックスタイム導入のPOINT
〈参考〉
Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔアプリケーションツール『Ｔｅａｍｓ』Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅ３６５で提供されるチャットツールです。
Ｔｅａｍｓを使えば、誰が、いつ、どこにいてもコミュニケーションを取ることができます。
【Ｔｅａｍｓで使える主な機能】
・チャット
・通話／ビデオ会議
・ファイルの共有／共同編集
・ツールの連携
Ｔｅａｍｓ内にチームとチャネルを作り、その中でスレッドを立てて会話を行うことで、今までメールで連絡を取っていたコミュニケーションがＴｅａｍｓで完結します。
コニカミノルタジャパン働き方改革の歩み
2014年08月 本社ビル移転 同時に
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
1．全国事業所無線LAN統一化
2．全国事業所デジタルサイネージ配信配備開始
3．本社ビルフリーアドレス化開始
4．本社ビル「一億総活躍社会に向けた活動」Liveオフィスショールームツアー開始
2015年04月 全社外勤者 スーパーフレックス導入
2016年06月 全社全社員 スーパーフレックス導入
2016年07月 全社 テレワーク推進パイロット開始
2016年08月 全社 保管文書ゼロ化 スタート（富士山の1.2倍の保管文書削減へ・・・）
2016年10月 全社 Outlook入力ルール運用開始
2017年01月 4省庁が推薦する テレワーク推進賞 奨励賞受賞
2017年02月 テレワーク情報機器部門全社員本格対応
2017年12月 働き方改革情報をお届けするメールマガジン スタート
2018年05月 全社 メール運用の基本ルール開始
2018年06月 いいじかん設計への取組み開始
2019年11月 東京都の「スムースビズ推進大賞 推進賞」を受賞
2020年01月 第20回テレワーク推進賞「優秀賞」を受賞
コラム執筆者
コニカミノルタジャパン株式会社
ECクラウドグループ
CHINA
ECクラウドグループ
CHINA
