複合機のスキャン機能、活用するとオフィスも変わります。まずは基本設定を復習！
スキャンデータは各個人のPCに転送することもできます。ファイル名を工夫すれば、探すのもいたってカンタン。さあ、スキャナを活用してみましょう。
こんなことができます
こんなお困りごとを解決できます！
- ●業務上、多くの紙文書が発生し、紙文書の保有コストが増大
- ●現状の業務が紙文書での運用の為、情報共有・利活用しづらい
- ●紙文書が氾濫し、検索に時間がかかっている
- ●重要文書が紙原本のみでBCP対策上不安
スキャナを活用して、仕事効率を上げよう！
スキャンをするとこんなところがよくなります！
- ●書類の検索が簡単
- ●書類の保管場所を有効活用できる
- ●書類の紛失がなくなる
- ●外出先でもすぐに閲覧できる
- ●情報共有が簡単
- ●紙と併せて電子データも持つことでBCP対策に
スキャンデータ転送の設定
データ転送準備とスキャンの手順
複合機で読み込んだ原稿データは、個人のコンピュータやサーバ上の共有フォルダへ保管することができます。設定手順をご案内します。
準備とスキャン操作の流れ
- コンピューターの情報を確認する。
- コンピューターの設定をする
- 送信する宛先を登録する
- 原稿をセットする
- 宛先を選択する
- スタートを押す
※ 2回目以降は、これらの準備をせずにご利用できます。
活用するためのおススメ
スキャンデータ活用術
スキャンデータを探しやすくするためには、運用ルールを先に決めておくことが大切です。
スキャン時やその他のデータ保存時にも使えるコツをお伝えします。
データ保存方法のコツ
ファイル名のルールを作る
- ①ファイル名は「日付+種類」で付ける
PCでは日付別にファイルが並び、選びやすい
例：20140101_見積書
日付は８桁（20140101）での記入がおすすめ。 - ②日付と種類の「つなぎの記号」を決める
つなぎの記号は、ハイフン（-）かアンダーバー（_）をおすすめします。 - ③種類は簡潔に
例：「見積書」「注文書」「提案書」など
要件ごとにフォルダを分ける
- ①要件ごとにフォルダを分ける
- ②フォルダが多くなったら通し番号を使う
例：「01 A案件」「02 B案件」「03 社内行事」…
番号は2ケタ（01）がおすすめ。 - ③繰り返す要件は、期間（月や年ごと）で分ける
例：「201401」「201402」「201403」…
バックアップのルールをつくる
DVD-Rなどに定期的にバックアップをしましょう
ここでは、古いファイルはバックアップしハードディスクから
削除する運用についてルールを決めます。
- ①いつバックアップし、どれだけ古いものを消すかを決める
例：3年前のデータを年末や年度末にバックアップして削除する - ②何にバックアップし、どこに置くか決める
バックアップデバイス（データ保存先）に求められるポイントのご案内
大切なデータを保存するバックアップデバイス…なんでもいいとは言えません。ビジネスで使用するのであれば、重要なのは３ポイント！
①使いたいときにすぐ使えること
②十分なセキュリティ対策機能
③操作が簡単なこと
使いたいときにすぐ使えないバックアップデータはビジネスでは使えません。使用方法を確認しましょう。また、「ハードウェア自体の丈夫さ」だけではなく「ソフトウェアとしてのセキュリティ対策」、２つの安全対策を確認して ください。もちろん、操作が簡単であることも大切なポイントです。
ここでは、ポイントを満たしたバックアップデバイスをご紹介します！
確かなデバイスを導入し、安心のビジネス運用のサポートとしてご活用ください！
スキャン仕分けツール「仕分け名人」を使う
コニカミノルタ複合機「bizhub」と連携して簡単にスキャンデータの仕分け作業ができます。
面倒なリネーム作業も代行してくれ、お客様にも好評です。
詳しくは、こちら
どこでも使えるモバイルスキャナのご紹介
書類や写真などを外出先でスキャンしたい！また小型伝票やメモをデスクでサッとスキャンできたら…
そんな時に役立つスキャナがあります。用途によって使い分けできますので、書類の電子化が進みます。
データを編集する
スキャンしたPDFデータは、OCR処理を行ったり、変換・編集などを行ったりすることにより、さらに便利に活用ができます。
会社全体の書類を電子化したい方には…
コニカミノルタでは、保存・保管・共有の効率化を目指し、文書の電子化をお勧めしております。
・膨大な量で、とても社内で処理できない
・何から始めていいかわからない
といったお困りごとを解決できるよう各種の文書管理サービスでご支援いたします。
詳しくはコニカミノルタ担当者までご連絡ください。
担当者が不明な方は、こちらにご相談ください。
